PPT 형광펜 사용법, 텍스트 강조 색 넣고 지우기

PPT 형광펜은 리본에 텍스트 강조 색이라는 이름으로 있는 기능으로, 글자는 그대로 두고 글자 뒤에만 색 띠를 칠합니다. 홈 > 글꼴 그룹에서 색을 골라 넣고, 같은 메뉴의 색 없음으로 지웁니다. 숫자 하나에 칠한 노란 띠는 회의 참석자의 눈을 바로 그 숫자로 데려가지만, 여러 사람이 손댄 덱에서는 노랑 세 가지, 연두, 분홍이 섞이고 문장 전체가 칠해져 강조가 오히려 묻힙니다. 아래 순서대로 하면 넣기, 지우기, 버튼이 없을 때의 대안, 덱 전체를 한 규칙으로 맞추는 방법까지 바로 따라 할 수 있습니다.

텍스트 강조 색, 글꼴 색, 도형 채우기의 차이

형광펜과 헷갈리는 기능이 두 가지 있습니다. 칠하는 대상과 문장을 고쳤을 때의 움직임이 서로 다르므로, 무엇으로 칠했는지 알아야 지우는 방법도 고를 수 있습니다.

리본에서 텍스트 강조 색은 형광펜 모양 아이콘에 색 막대가 붙은 단추이고, 바로 오른쪽의 가 아래 빨간 막대가 붙은 단추가 글꼴 색입니다. 두 단추가 붙어 있어 잘못 누르기 쉬운데, 글자가 노랗게 변했다면 글꼴 색을 누른 것입니다.

PPT 형광펜 넣는 방법

한 구절 칠하기

Microsoft 지원 문서에 나온 순서는 세 단계입니다.

1. 칠할 글자를 드래그해 선택합니다. 상자 테두리를 클릭해 상자 전체를 선택하면 그 안의 모든 글자가 칠해집니다.
2. 홈 탭에서 텍스트 강조 색 옆의 화살표를 누릅니다.
3. 원하는 색을 고르면 선택한 글자에 그 색이 칠해집니다.

화살표 대신 단추 본체를 누르면 마지막으로 쓴 색이 바로 들어갑니다. 커서만 깜빡이고 선택된 글자가 없으면 단추를 눌러도 아무 변화가 없습니다.

떨어진 여러 구절 한 번에 칠하기

같은 슬라이드 여기저기의 숫자 다섯 개를 칠하려고 하나씩 선택하고 단추를 누를 필요는 없습니다. 아무 글자도 선택하지 않은 상태에서 텍스트 강조 색 화살표를 눌러 색을 고르면 마우스 포인터가 형광펜 모양으로 바뀝니다. 그대로 칠할 부분을 차례로 드래그하고, 끝나면 Esc를 눌러 형광펜을 끕니다. 종이에 형광펜을 긋는 것과 같은 방식이라 수치가 많은 표 슬라이드에서 특히 빠릅니다.

형광펜 색 바꾸기와 지우기

칠한 글자를 다시 선택하고 다른 색을 고르면 덮어써집니다. 강조만 지우려면 강조된 글자를 선택하고 텍스트 강조 색 화살표를 눌러 색 없음을 고릅니다. 굵게, 글자 크기, 글꼴 색은 그대로 남습니다.

글꼴 그룹의 모든 서식 지우기는 강조 색과 함께 굵게, 크기, 글꼴 색까지 모두 기본값으로 되돌립니다. 강조만 지우려다 제목 서식까지 날리는 일이 흔하므로, 강조를 지울 때는 색 없음을 씁니다. 방금 칠한 강조라면 Ctrl + Z로 되돌리는 것이 가장 빠릅니다.

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형광펜 버튼이 없을 때

Microsoft 지원 문서의 요구 사항에 따르면 텍스트 강조 색은 Windows에서 Microsoft 365용 PowerPoint(현재 채널 버전 1606 이상, Semi-Annual Enterprise 채널 버전 1701 이상)와 PowerPoint 2019, 2021, 2024에 있습니다. Mac에서는 Microsoft 365용 버전 16.10 이상과 Mac용 PowerPoint 2021, 2024에서 쓸 수 있고, 웹용 PowerPoint에도 있습니다. 회사 PC에 설치된 PowerPoint 2016(영구 라이선스)에는 이 단추가 없습니다. 파일 > 계정 > PowerPoint 정보에서 버전을 확인할 수 있습니다.

버전이 맞는데 단추가 안 보이면 창 폭이 좁아 글꼴 그룹이 접힌 경우입니다. 창을 최대화하면 다시 펼쳐집니다. 버튼을 쓸 수 없는 환경에서는 아래 세 가지로 대신합니다.

• 도형 채우기: 상자 전체를 칠합니다. 한 줄짜리 문구만 강조하려면 그 문구를 별도 상자로 분리하고 채우기를 넣습니다.

  

• 그리기 탭의 형광펜: 슬라이드 위에 잉크로 긋는 방식이라 텍스트 서식이 아닙니다. 문장을 고치거나 글자 크기를 바꾸면 칠한 자국이 제자리에 남아 글자와 어긋나므로, 발표 직전에 손으로 표시할 때만 씁니다.

  

• 글꼴 대화 상자의 밑줄 색: Ctrl + T로 글꼴 대화 상자를 열고 밑줄 스타일과 밑줄 색을 고릅니다. 굵은 밑줄에 눈에 띄는 색을 넣으면 어두운 배경에서도 강조가 잘 보입니다.

  

그림으로 붙여 넣은 글자는 텍스트가 아니므로 어떤 버전에서도 강조 색을 넣을 수 없습니다.

형광펜을 잘 쓰는 기준

강조는 적을수록 힘이 셉니다. 한 장에 칠한 곳이 서너 군데를 넘으면 듣는 사람은 어디를 먼저 봐야 할지 모릅니다. 회사 덱에서 효과가 좋았던 기준은 다음과 같습니다.

• 한 장에 한두 곳, 색은 덱 전체에서 두 가지까지. 색마다 뜻을 정해 두면(예: 노랑은 목표 미달, 분홍은 납기 주의) 듣는 사람이 장을 넘길수록 강조를 더 빨리 읽습니다.
• 문장이 아니라 숫자나 핵심 낱말에만. "전년 대비 12% 감소"에서 칠할 곳은 "12% 감소"입니다. 문장 전체를 칠하면 띠가 길어져 강조가 아니라 배경처럼 보입니다.
• 색만으로 뜻을 전하지 않기. Microsoft의 PowerPoint 접근성 가이드는 색맹이거나 시력이 낮은 사람이 색으로만 전달된 의미를 놓칠 수 있다며, 색만으로 정보를 전달하지 말라고 안내합니다. 중요한 수치는 형광펜과 함께 굵게를 주면 흑백 인쇄에서도 구분됩니다.
• 배경과 글자 색의 대비 확인하기. 어두운 배경 템플릿에서 흰 글자에 노란 강조를 넣으면 글자가 거의 보이지 않습니다. 이런 장은 강조한 글자의 글꼴 색을 검정으로 바꾸거나, 강조 대신 밝은 색 밑줄을 씁니다. 검토 > 접근성 검사를 실행하면 대비가 부족해 읽기 어려운 텍스트를 찾아 줍니다.

발표 중에 강조하려면

텍스트 강조 색은 편집 화면에서 미리 넣어 두는 서식입니다. 회의 중에 질문이 나온 숫자를 그 자리에서 짚어야 할 때는 슬라이드 쇼의 포인터 기능을 씁니다. Microsoft의 발표용 바로 가기 키 문서에 따르면 슬라이드 쇼에서 Ctrl + L은 레이저 포인터, Ctrl + P는 펜, Ctrl + A는 다시 화살표 포인터이고, E를 누르면 화면에 그린 주석이 지워집니다. 형광펜이 필요하면 슬라이드 쇼 화면을 오른쪽 클릭해 포인터 옵션 > 형광펜을 고릅니다.

발표 중에 그은 표시는 잉크 주석이라 슬라이드 쇼를 끝낼 때 남길지 묻는 창이 뜹니다. 남기면 원본 슬라이드 위에 잉크 개체로 붙어, 다음에 덱을 고칠 때 글자와 어긋난 자국이 됩니다. 회의 기록용이 아니라면 남기지 않는 쪽을 고릅니다.

예시: 분기 리뷰 덱의 강조를 한 규칙으로 정리하기

성우유통 영업팀이 주요 거래처와의 3분기 리뷰 회의에 쓸 덱을 마무리하는 경우를 따라가 보겠습니다. 영업 담당 세 명이 거래처별 장표를 나눠 만들면서 강조 색이 노랑, 연두, 분홍으로 섞였고, 한 사람은 형광펜 대신 도형 채우기로 숫자 칸을 칠했습니다. 팀장은 회의 전에 "노랑은 목표 대비 미달 수치, 분홍은 납기 지연 항목, 그 밖의 강조는 없음"으로 규칙을 정했습니다.

1. 강조된 곳을 모두 찾습니다. 슬라이드를 넘기며 강조가 있는 장을 적고, 텍스트 강조 색인지, 도형 채우기인지, 그리기 탭 잉크인지 구분합니다. 잉크는 클릭했을 때 글자 상자가 아니라 따로 선택되므로 쉽게 가려집니다.
2. 규칙에 없는 강조를 지웁니다. 미달 수치도 납기 항목도 아닌 강조는 선택하고 색 없음으로 지웁니다. 모든 서식 지우기를 쓰면 담당자가 굵게 처리한 거래처명까지 풀리므로 쓰지 않습니다.
3. 남길 강조를 표준 색으로 바꿉니다. 기준이 될 수치 하나에 표준 노랑을 칠하고, Ctrl + Shift + C로 서식을 복사해 다른 미달 수치에 Ctrl + Shift + V로 붙입니다. 팔레트에서 매번 고르면 비슷하지만 다른 노랑이 섞이기 쉽습니다. 이 단축키는 Microsoft의 PowerPoint 바로 가기 키 문서에 개체와 텍스트 서식 복사/붙여넣기로 나와 있습니다.
4. 도형 채우기와 잉크를 정리합니다. 숫자 칸을 칠한 도형 채우기는 채우기 없음으로 되돌리고 그 숫자에 텍스트 강조 색을 넣습니다. 잉크 자국은 지웁니다.
5. 문장 전체에 칠한 강조를 줄입니다. "11월 출고분 납기 지연 3건, 12월 둘째 주 정상화 예정"처럼 한 문장이 통째로 분홍이면 "납기 지연 3건"만 남깁니다.
6. 흑백 인쇄로 확인합니다. 회의 자료를 흑백으로 나눠 준다면 보기 > 회색조로 미리 봅니다. 진한 분홍은 회색 띠가 되어 글자를 덮을 수 있으니, 그런 장은 연한 색으로 바꾸거나 굵은 밑줄로 대신합니다.
7. 강조한 숫자를 최신 실적과 맞춰 봅니다. 회의에서 가장 먼저 질문을 받는 것이 노랗게 칠한 숫자입니다. 장표를 만든 뒤 실적 파일이 갱신되었다면 강조한 미달 수치부터 최신 값과 대조하고, 달라진 숫자는 강조 여부도 다시 판단합니다. 목표를 넘어선 거래처라면 노랑을 지웁니다.

이 과정에서 오래 걸리는 곳은 1번, 5번, 7번입니다. 서른 장짜리 덱이면 강조된 곳을 빠짐없이 찾는 데만 한참이 걸리고, 문장을 읽어 어디까지 남길지 판단하고 숫자를 하나씩 대조해야 하기 때문입니다.

PPT 형광펜 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 형광펜 버튼이 안 보이는데 왜 그런가요?

PowerPoint 2016 영구 라이선스에는 텍스트 강조 색이 없습니다. Microsoft 365, PowerPoint 2019 이상, 웹용 PowerPoint에서는 홈 탭 글꼴 그룹에 있습니다. 버전이 맞으면 창을 넓혀 접힌 글꼴 그룹을 펼칩니다.

Q. 강조만 지우고 다른 서식은 남기려면 어떻게 하나요?

강조된 글자를 선택하고 텍스트 강조 색 화살표에서 색 없음을 고릅니다. 모든 서식 지우기는 굵게, 크기, 글꼴 색까지 초기화합니다.

Q. 여러 곳을 한 번에 칠할 수 있나요?

글자를 선택하지 않은 상태에서 텍스트 강조 색 화살표로 색을 고르면 포인터가 형광펜으로 바뀝니다. 칠할 곳을 차례로 드래그하고 Esc로 끝냅니다.

Q. 형광펜이 슬라이드 쇼와 PDF에서도 보이나요?

텍스트 강조 색은 글자 서식이라 슬라이드 쇼와 PDF로 저장한 파일에서도 그대로 보입니다. 흑백 인쇄에서는 회색 띠로 바뀌므로 회색조 보기로 미리 확인합니다.

inline AI로 덱 전체의 강조를 한 규칙으로

형광펜 한 줄은 금방이지만, 여러 사람이 만든 덱에서 색과 방식이 섞인 강조를 찾아 한 규칙으로 바꾸는 데는 슬라이드마다 시간이 듭니다. inline AI에서는 덱을 연 채로 "미달 수치는 노랑, 납기 지연은 분홍만 남기고 나머지 강조는 지워 줘"라고 말하면, inline AI가 덱 전체의 강조를 찾아 규칙대로 고치고 강조된 수치를 열려 있는 실적 파일과 대조해 다른 곳을 알려 줍니다.