나라장터 입찰제안서 작성법, 평가표에 맞추는 법

나라장터 입찰제안서는 가격보다 평가표에서 먼저 갈립니다. 협상에 의한 계약은 기술능력 점수와 입찰가격 점수를 합산해 순위를 정하는데, 기술능력 점수가 배점한도의 85%에 못 미치면 가격을 아무리 낮게 써도 협상 대상이 되지 못합니다. 그래서 제안서는 회사 소개를 길게 쓰는 문서가 아니라, 제안요청서(RFP)의 평가 항목 하나하나에 점수를 받을 근거를 배치하는 문서입니다. 관공서에 물품을 제조하거나 납품하는 유통/제조 회사가 제안서를 쓸 때 따라야 할 평가 구조와 작성 순서를 정리합니다.

협상에 의한 계약의 평가 구조

공공기관이 제안서를 받아 평가하는 방식은 국가계약법 시행령 제43조에 근거합니다. 이 조항은 계약 이행에 전문성, 기술성, 긴급성 등이 필요할 때 여러 공급자에게서 제안서를 받아 평가하고 협상적격자를 선정한 뒤 협상을 거쳐 계약할 수 있다고 정하고, 입찰공고에 협상에 의한 계약이라는 뜻을 밝히도록 합니다. 나라장터 공고문의 계약 방법란에 "협상에 의한 계약"이 적혀 있으면 이 방식입니다.

세부 평가 기준은 재정경제부 계약예규인 협상에 의한 계약체결기준이 정합니다. 기본 배점은 기술능력 평가 70점, 입찰가격 평가 30점이고, 발주기관은 사업 성격에 따라 기술강조형(90:10), 기술/가격 균형형(80:20에서 60:40), 가격중시형(50:50)으로 조정할 수 있습니다. 기술능력 평가 항목은 기술/지식능력, 인력/조직/관리기술, 사업수행계획, 지원기술/사후관리, 수행실적, 재무구조/경영상태 등이고, 한 항목의 배점은 30점을 넘지 못합니다.

가장 중요한 숫자는 85%입니다. 같은 예규 제8조는 입찰가격이 사업예산(예정가격을 작성했다면 예정가격) 이하이면서 기술능력평가 점수가 기술능력평가 배점한도의 85% 이상인 자를 협상적격자로 선정한다고 정합니다. 기술 90점 배점이라면 76.5점, 기술 80점 배점이라면 68점이 넘어야 합니다. 그다음 기술 점수와 가격 점수의 합산이 높은 순서로 협상 순위가 정해지고, 1순위와의 협상이 결렬되면 차순위와 협상합니다.

제안서는 발주기관이 꾸린 제안서평가위원회가 심의합니다(시행령 제43조 제8항). 업체 간 기술 점수 차이가 작아 변별력이 떨어지는 사업에는 차등점수제가 적용되는데, 이때는 제안서 평가 점수로 순위를 매긴 뒤 순위별로 정해진 점수를 줍니다. 점수 차이가 작아도 순위가 한 단계 다르면 최종 점수가 크게 벌어진다는 뜻이므로, 정성 평가에서 경쟁사보다 한 항목이라도 더 구체적인 근거를 보여 주는 것이 중요합니다.

제안요청서(RFP) 분석: 세 부분으로 나눠 읽기

RFP는 보통 수십 쪽이지만 제안서 작성에 필요한 정보는 세 부분에 모여 있습니다.

1. 사업 개요: 왜 이 사업을 하는가

발주 배경, 목적, 사업 기간, 예산이 적혀 있습니다. 여기서 발주기관이 해결하려는 문제를 한 문장으로 정리해 둡니다. 정성 평가의 "사업 이해도" 항목은 결국 이 문장을 우리가 얼마나 정확히 짚었는지로 점수가 납니다.

2. 제안 작성 지침: 형식 요건

제안서 분량, 용지와 글꼴, 목차 구성, 제출 서류, 발표 여부와 시간이 적혀 있습니다. 형식 요건을 어기면 감점이나 평가 제외가 될 수 있으므로 항목마다 체크리스트로 옮깁니다. 분량 제한이 "본문 30쪽 이내, 별첨 제외"라면 무엇이 본문이고 무엇이 별첨인지도 RFP 문구 그대로 확인합니다.

3. 요구사항: 규격, 수량, 납품 조건

물품 사업이라면 규격과 성능, 수량, 납품 장소와 기한, 설치와 시운전, 하자보수 기간, 교육 요구가 들어 있습니다. 요구 규격은 우리 제품 사양서와 한 줄씩 대조합니다. 충족하지 못하는 항목이 하나라도 있으면 제안서를 쓰기 전에 대체 제안이 허용되는지 RFP에서 확인하거나 질의 기간에 질의합니다.

평가표에 맞춘 목차와 분량 배분

목차는 회사가 쓰고 싶은 순서가 아니라 평가표 순서를 따릅니다. 평가위원은 평가표를 옆에 두고 항목별로 점수를 매기기 때문에, 평가 항목과 목차 제목이 같으면 근거를 찾기 쉽고 점수도 덜 깎입니다. 목차 제목에 평가 항목 이름을 그대로 쓰는 것도 좋은 방법입니다.

분량은 배점에 비례해 나눕니다. 정성 평가 70점 중 시스템 구성 20점, 운영 방안 10점이라면 본문 30쪽 중 시스템 구성에 8~9쪽, 운영 방안에 4쪽 정도가 맞습니다. 10점짜리 항목에 다섯 쪽, 30점짜리 항목에 한 쪽을 쓰는 실수가 흔합니다.

정량 평가 항목(보유 인력, 경영 상태, 수행 실적)은 글로 설득하는 항목이 아니라 증빙으로 점수가 정해지는 항목입니다. 신용평가 등급 확인서, 실적 증명서, 인력 재직 증명처럼 RFP가 정한 증빙을 기한 안에 갖추는 것이 전부입니다. 필수 증빙을 내지 않으면 해당 항목 최하점 처리라고 적힌 RFP가 많습니다.

정성 평가 항목은 근거의 구체성으로 점수가 갈립니다. "최고 품질의 제품을 공급하겠습니다"보다 "최근 3년간 공공기관 납품 14건, 하자 접수 2건 모두 72시간 안에 조치"처럼 확인 가능한 숫자가 점수를 받습니다. 납품 일정은 날짜가 들어간 표로, 하자 대응은 접수부터 조치까지의 단계와 시간으로 보여 줍니다.

예시: 이동식 서가 제조사의 제안서

사무용 금속 가구를 만드는 제조사가 한 공공기관의 "기록관 이동식 서가 구매 설치" 공고를 봤다고 해 보겠습니다. 계약 방법은 협상에 의한 계약, 배점은 기술 80점과 가격 20점, 사업예산은 3억 원, 제안서 본문은 25쪽 이내였습니다.

영업 담당자는 먼저 85% 기준을 계산했습니다. 기술 80점의 85%인 68점을 넘어야 협상 대상이 됩니다. 정량 평가 20점(수행 실적 10점, 경영 상태 5점, 인력 5점)에서 회사 실적과 신용등급으로 받을 수 있는 점수를 미리 따져 보니 17점 정도였습니다. 정성 평가 60점에서 51점 이상을 받아야 하는 셈이어서, 정성 항목에 분량과 근거를 집중하기로 했습니다.

요구 규격을 회사 사양서와 대조하니 한 칸 하중 기준이 RFP는 "선반당 80kg 이상", 회사 표준 제품은 70kg이었습니다. 질의 기간에 강화 선반 사양(100kg)으로 제안해도 되는지 질의해 허용 답변을 받았고, 강화 선반의 시험성적서를 별첨으로 준비했습니다.

목차는 평가표 순서대로 사업 이해도, 제품 구성, 설치 계획, 품질 관리, 하자보수와 교육, 사업 관리로 잡고, 배점에 맞춰 각각 3쪽, 7쪽, 5쪽, 4쪽, 3쪽, 3쪽을 배정했습니다. 설치 계획에는 기록관이 운영 중인 상태에서 구역별로 나눠 설치하는 일정표를 넣었습니다. 기록물 이동이 발주기관의 가장 큰 걱정이라는 점을 RFP 사업 배경에서 읽었기 때문입니다.

마지막으로 형식 점검을 했습니다. 본문 25쪽, 글꼴과 크기, 쪽 번호 위치, 약어표, 별첨 구분, 파일명 규칙을 RFP 문구와 하나씩 대조했고, 가격 입찰서는 제안서와 별도로 작성해 제출했습니다. 협상에 의한 계약체결기준 제6조는 제안서와 가격 입찰서를 별도로 작성해 제출하도록 정하고 있습니다.

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나라장터 제출 전 형식 점검

제출 직전에는 아래 항목을 RFP 문구와 대조합니다.

• 분량 제한(본문과 별첨의 구분), 용지 크기와 여백, 글꼴과 크기
• 쪽 번호 위치와 목차의 쪽 번호 일치
• 약어를 쓴 경우 약어표 첨부
• 증빙 서류의 발급일이 RFP가 정한 기준일 이내인지
• 제출 파일 형식과 파일명 규칙, 용량 제한
• 가격 입찰서를 제안서와 별도로 작성했는지

나라장터는 차세대 시스템으로 개편되면서 인증서 등록과 화면 구성이 바뀌었습니다. 제출 마감일에 처음 접속하지 말고, 공고를 고른 날 미리 로그인해 인증서와 업체 정보를 확인해 둡니다.

참여할 공고를 고르는 기준

모든 공고에 제안서를 내면 담당자 한두 명의 시간이 금방 바닥납니다. 공고를 고를 때는 네 가지를 먼저 봅니다. 첫째, 요구 규격을 우리 제품이 충족하거나 허용되는 대체 사양이 있는가. 둘째, 납품 기한을 현재 생산 계획과 재고로 맞출 수 있는가. 셋째, 정량 평가 항목(수행 실적, 경영 상태, 인력)에서 받을 점수를 미리 계산했을 때 85% 기준을 넘길 여지가 있는가. 넷째, 사업예산 대비 우리 원가로 이익이 남는가입니다.

셋째 항목은 공고마다 표로 셀프 채점을 해 보면 판단이 빨라집니다. 평가표의 정량 항목은 증빙으로 점수가 거의 확정되므로, 정량에서 이미 많이 잃는 공고라면 정성 평가에서 만회해야 할 점수가 너무 커집니다. 이런 공고는 과감히 넘기고, 실적과 규격이 맞는 공고에 시간을 쓰는 편이 낙찰률을 높입니다.

입찰제안서에서 자주 하는 실수

첫째, 지난 제안서를 그대로 고쳐 쓰는 것입니다. 발주기관이 다르면 평가표와 사업 배경이 다릅니다. 이전 기관 이름이 본문에 남아 있는 제안서는 평가위원의 신뢰를 바로 잃습니다.

둘째, 회사 소개에 분량을 많이 쓰는 것입니다. 연혁과 조직도는 대부분 배점이 없는 부분입니다. 평가 항목과 직접 연결되지 않는 내용은 별첨으로 돌립니다.

셋째, 요구 규격 충족 여부를 본문에 숨기는 것입니다. 평가위원이 가장 먼저 보는 것은 요구사항 대비표입니다. RFP 요구사항을 한 줄씩 적고 우리 제안 내용과 충족 여부, 근거 쪽수를 붙인 표를 앞부분에 두면 정성 평가 전체의 인상이 달라집니다.

넷째, 증빙 서류의 발급 기준일을 놓치는 것입니다. 신용평가 등급 확인서나 실적 증명서는 RFP가 정한 기준일 이후 발급분만 인정하는 경우가 많습니다.

나라장터 입찰제안서 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 가격을 낮게 쓰면 기술 점수가 낮아도 낙찰되나요?

아닙니다. 기술능력 점수가 배점한도의 85%에 못 미치면 협상적격자가 될 수 없습니다. 가격 점수는 85%를 넘은 업체들 사이에서 순위를 가르는 데 쓰입니다.

Q. 입찰가격이 너무 낮으면 불리한가요?

계약체결기준의 가격 평점 계산식은 입찰가격이 추정가격의 100분의 70 미만이면 최저가를 100분의 70으로 계산하는 등 지나친 저가에 하한을 둡니다. 낮게 쓴 만큼 점수가 계속 오르지는 않습니다.

Q. 수행 실적이 없는 신생 회사도 참여할 수 있나요?

추정가격이 고시금액 미만인 소규모 계약 등에서는 수행 실적을 평가 항목에서 제외하도록 계약체결기준 별표가 정하고 있습니다. 공고문과 RFP의 평가표에서 수행 실적 항목이 있는지 먼저 확인합니다.

Q. 제안서 발표는 누가 하나요?

RFP에 발표자 자격이 정해져 있으면 따르고, 없다면 실제로 사업을 수행할 책임자가 하는 것이 좋습니다. 평가위원의 질문은 대부분 일정과 하자 대응처럼 실행에 관한 것이라 수행 책임자가 답할 때 신뢰를 얻습니다.

inline AI로 입찰제안서 쓰기

inline AI는 RFP를 읽어 평가 항목, 배점, 형식 요건을 표로 정리하고, 배점에 맞춘 목차와 분량을 잡아 발주기관 양식에 제안서를 바로 씁니다. ARP의 납품 실적, 하자 처리 기록, 재고와 생산 일정을 근거로 쓰기 때문에 정성 평가에 들어갈 숫자가 회사 기록과 정확히 맞습니다.