작업지시서 양식과 작성법, 설비 점검표까지

작업지시서는 생산 현장에 무엇을, 얼마나, 언제까지, 어떤 설비와 자재로 만들지 내리는 문서입니다. 작업지시서가 정확하면 현장은 자재를 찾거나 사무실에 전화하지 않고 바로 설비를 돌리고, 지시서에 적힌 수량과 실제 생산 실적을 비교해 그날의 계획 달성률을 알 수 있습니다. 반대로 지난 건을 복사해 고치다 수량이나 품번 하나가 남으면 엉뚱한 제품을 몇 시간씩 만들게 됩니다. 작업지시서 양식의 항목부터 작성 순서, 함께 관리하는 설비 점검표와 신규 작업자 교육 자료까지 현장 관리자 기준으로 정리합니다.

작업지시서란: 작업계획서, 작업표준서와의 차이

현장에서는 비슷한 이름의 문서 세 가지가 섞여 쓰입니다. 작업지시서는 이번 생산 한 건(또는 하루, 한 주)에 대한 지시로, 품목과 수량, 기한, 설비, 투입 자재가 매번 바뀝니다. 작업표준서는 그 품목을 만드는 방법 자체를 적은 문서로, 공정 순서, 설비 조건, 검사 기준이 들어가고 공정이 바뀌기 전까지는 그대로 씁니다. 작업지시서는 "이번에 이것을 몇 개", 작업표준서는 "이것은 이렇게 만든다"를 말합니다.

작업계획서는 법으로 정한 안전 문서입니다. 산업안전보건기준에 관한 규칙 제38조는 지게차 같은 차량계 하역운반기계를 사용하는 작업, 중량물 취급 작업, 화학설비를 사용하는 작업 등을 할 때 사전조사를 하고 작업계획서를 작성해 그 계획에 따라 작업하도록 하고, 작성한 내용을 해당 근로자에게 알리도록 정합니다. 창고에서 지게차로 상하차를 하거나 공장에서 금형처럼 무거운 물건을 옮기는 회사라면 작업지시서와 별도로 이 작업계획서를 갖춰야 합니다. 두 문서를 하나로 합쳐 쓰는 회사도 있지만, 그 경우에도 작업계획서에 들어가야 할 항목(운행 경로, 작업 방법, 위험 방지 대책)은 빠지면 안 됩니다.

작업지시서 양식: 들어가야 할 항목

작업지시서 양식은 회사마다 다르지만, 현장에서 다시 묻지 않게 하려면 아래 항목이 있어야 합니다.

수량 칸은 지시 수량 하나만 두지 말고 불량률을 감안한 투입 수량을 함께 적습니다. 불량률이 2%인 품목이면 12,000개 지시에 12,245개 분량의 자재를 내보내야 납기 수량을 맞출 수 있습니다. 도면 번호에는 반드시 개정 차수를 적습니다. 고객사가 도면을 바꿨는데 현장에 이전 도면이 붙어 있는 일이 실제로 자주 생깁니다.

작업지시서 작성법: 수주에서 발행까지 다섯 단계

1. 수주와 납기 확인

이번 주에 출고해야 할 수주를 납기순으로 정렬하고, 완제품 재고로 바로 나갈 수 있는 수량을 뺍니다. 남은 수량이 생산해야 할 양입니다.

2. BOM으로 자재 소요량 계산

생산 수량에 BOM의 단위당 소요량을 곱해 자재별 필요량을 냅니다. 이때 앞에서 말한 불량 여유를 더합니다. 사출 품목이라면 제품 중량에 스프루와 러너 중량까지 더한 샷 중량을 기준으로 계산해야 수지가 모자라지 않습니다.

3. 재고와 입고 예정 확인

자재별 필요량을 현재 재고와 입고 예정과 비교합니다. 모자라는 자재는 생산 시작 전까지 들어올 수 있는지 구매팀에 확인하고, 안 되면 생산 순서를 바꿉니다. 자재가 없는데 지시서를 내보내면 현장은 설비를 세운 채 기다리게 됩니다.

4. 설비와 금형, 인원 배정

설비별 가동 가능 시간과 금형 교체 시간을 고려해 배정합니다. 같은 금형을 쓰는 품목은 연달아 배정하면 교체 횟수가 줄어듭니다.

5. 발행과 실적 회수

지시서를 발행할 때 번호를 매기고, 현장에서 기입한 실적을 회수하면 같은 번호로 계획 대비 실적을 맞춥니다. 실적이 지시 수량보다 적으면 남은 수량을 다음 지시서로 넘길지, 이번 지시를 연장할지 정합니다.

회수한 실적으로 보는 세 가지 숫자

실적을 회수하면 세 가지 숫자를 매일 봅니다. 첫째는 계획 달성률로, 양품 실적을 지시 수량으로 나눈 값입니다. 둘째는 불량률로, 불량 수량을 전체 생산 수량(양품과 불량의 합)으로 나눈 값입니다. 셋째는 설비 정지 시간과 그 사유입니다.

세 숫자는 서로 연결되어 있습니다. 달성률이 낮은 날은 대개 정지 시간이 길었거나 불량이 많았던 날입니다. 하우징 커버 지시 10,500개에 양품 9,800개, 불량 210개였다면 달성률은 93.3%, 불량률은 약 2.1%입니다. 불량률이 계획에 넣은 2%와 거의 같으니 원인은 불량보다 정지 시간 쪽에 있다는 것을 바로 알 수 있습니다. 이렇게 보면 다음 작업지시서에 넣을 불량 여유도 감이 아니라 지난 실적으로 정하게 됩니다.

설비 점검표 만드는 법

설비 점검표는 작업지시서와 함께 현장에 놓이는 대표적인 반복 문서입니다. 점검표가 쓸모 있으려면 항목마다 "정상"의 기준값이 숫자로 적혀 있어야 합니다. "유압 상태 확인"이 아니라 "유압 게이지 120~140 bar", "작동유 온도 55℃ 이하"처럼 적어야 작업자마다 판단이 달라지지 않습니다.

점검 주기도 나눕니다. 일상 점검(작업 시작 전 매일), 주간 점검, 월간 점검 항목을 한 시트에 섞지 말고 주기별로 나눠야 매일 쓰는 점검표가 짧아집니다. 기준을 벗어났을 때 누가 무엇을 하는지(작업 중지, 반장 보고, 보전팀 호출)를 점검표 하단에 적어 두면 이상을 발견한 작업자가 바로 움직일 수 있습니다.

기록은 한 파일에 날짜 열을 두고 누적합니다. 날짜별로 파일을 나누면 같은 이상이 반복되는지 보기 어렵습니다. 한 시트에 쌓인 기록에서 기준을 벗어난 값을 표시해 두면, 3호기 작동유 온도가 매주 수요일 오후에 오른다는 식의 패턴이 보입니다.

신규 작업자 교육 자료

새 작업자가 들어오면 작업지시서와 작업표준서를 읽는 법부터 알려 줘야 합니다. 교육은 법으로 정한 의무이기도 합니다. 산업안전보건법 제29조는 근로자를 채용할 때와 작업 내용을 바꿀 때 안전보건교육을 하도록 하고, 같은 법 시행규칙 제26조와 별표 4는 채용 시 교육을 일반 근로자 8시간 이상, 근로계약기간 1주일 초과 1개월 이하 기간제 근로자 4시간 이상, 일용근로자와 1주일 이하 기간제 근로자 1시간 이상으로 정합니다. 작업 내용 변경 시 교육은 일반 근로자 2시간 이상입니다.

교육 자료는 첫날 알아야 할 것과 첫 주 안에 익힐 것으로 나누면 좋습니다. 첫날에는 비상 정지 버튼 위치, 보호구, 출입 금지 구역, 작업지시서 읽는 법을, 첫 주에는 담당 설비의 작업표준서, 점검표 기입법, 불량 발생 시 보고 순서를 다룹니다. 교육을 마치면 교육 일지에 날짜, 시간, 내용, 교육자, 서명을 남깁니다.

예시: 사출 공장의 주간 작업지시

자동차 내장 부품을 만드는 사출 공장의 생산관리 담당자가 월요일 아침에 이번 주 작업지시서를 만든다고 해 보겠습니다. 이번 주 출고할 수주는 세진물산의 하우징 커버 12,000개(목요일 납기)와 우진테크의 브래킷 8,000개(금요일 납기)입니다. 완제품 재고는 하우징 커버 1,500개, 브래킷 0개였습니다.

생산 수량은 하우징 커버 10,500개, 브래킷 8,000개입니다. 하우징 커버의 불량률 2%를 감안하면 투입은 10,715개 분량이고, 샷 중량 35g 기준 PP 수지 약 375kg이 필요합니다. 원료 창고의 PP 수지 재고는 300kg이어서 75kg이 모자랐습니다. 구매팀에 확인하니 화요일 오전에 500kg이 입고될 예정이었습니다. 담당자는 월요일에는 브래킷을 먼저 돌리고, 화요일 오후부터 하우징 커버를 생산하도록 순서를 바꿨습니다.

지시서는 두 장으로 나눠 발행했습니다. 사출 3호기 브래킷 지시서에는 금형 M-121과 초품 검사 필수 표시를, 하우징 커버 지시서에는 도면 Rev.D와 화요일 입고 예정 수지 LOT를 쓰라는 특이 사항을 적었습니다. 수요일 저녁 실적을 회수해 보니 하우징 커버가 9,800개 양품으로 계획보다 700개 적었습니다. 원인은 설비 정지 기록에 적힌 금형 냉각수 막힘 40분이었고, 남은 700개는 목요일 오전 지시로 넘겨 납기를 맞췄습니다.

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작업지시서 작성에서 자주 하는 실수

첫째, 지난 지시서를 복사해서 고치는 것입니다. 수량은 바꿨는데 도면 차수나 금형 번호가 이전 건으로 남는 일이 생깁니다. 원본 양식은 비워 두고 매번 새로 채웁니다.

둘째, 투입 자재를 지시 수량 그대로 내보내는 것입니다. 불량 여유와 초품 검사용 수량을 빼먹으면 마지막 날 자재가 모자랍니다.

셋째, 실적을 회수하지 않는 것입니다. 지시서가 나가기만 하고 돌아오지 않으면 계획 대비 실적을 볼 수 없고, 다음 주 계획도 감으로 세우게 됩니다.

넷째, 설비 정지 사유를 적지 않는 것입니다. 정지 시간만 있고 사유가 없으면 같은 문제가 반복돼도 개선할 근거가 남지 않습니다. 정지 사유는 금형, 설비, 자재 대기, 인원처럼 분류를 미리 정해 두면 월말에 사유별 정지 시간을 바로 집계할 수 있습니다.

작업지시서 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 작업지시서는 하루 단위로 내나요, 주 단위로 내나요?

생산 품목이 적고 반복적이면 주 단위, 품목이 많고 수주가 자주 바뀌면 하루 단위가 좋습니다. 주 단위로 내더라도 실적은 하루마다 회수해야 계획을 고칠 수 있습니다.

Q. 작업지시서와 작업계획서를 하나로 써도 되나요?

됩니다. 다만 지게차 작업이나 중량물 취급 작업이라면 산업안전보건기준에 관한 규칙 별표 4가 정한 작업계획서 항목(운행 경로, 작업 방법, 위험 방지 대책 등)이 모두 들어가야 합니다.

Q. 작업지시서에 적는 초품 검사는 무엇을 확인하나요?

금형을 걸거나 설비 조건을 바꾼 뒤 처음 나온 제품이 도면과 작업표준서 기준에 맞는지 확인하는 검사입니다. 치수, 외관, 중량 같은 핵심 항목을 재고 합격해야 양산을 시작합니다. 결과는 지시 번호와 함께 남겨 두어야 나중에 불량이 나왔을 때 시작 조건을 거슬러 확인할 수 있습니다.

Q. 외주 가공을 맡길 때도 작업지시서를 쓰나요?

씁니다. 외주처에 보내는 작업지시서에는 사급 자재의 품번과 수량, 반납할 잔량과 불량 처리 기준을 함께 적어야 나중에 자재 정산이 맞습니다.

inline AI로 작업지시서 만들기

inline AI는 ARP의 수주, BOM, 재고와 입고 예정을 함께 읽어 자재가 모자라는 품목을 먼저 짚고, 생산 순서를 반영한 작업지시서를 회사 양식에 바로 채웁니다. 현장에서 돌아온 실적과 설비 정지 기록도 같은 지시 번호로 모아 다음 주 계획에 반영합니다.