한글 상호 참조, 그림/표 번호 자동 연결법

한글 상호 참조는 본문의 "그림 3 참조", "표 2의 기준", "15쪽 참조" 같은 표기를 실제 그림, 표, 쪽과 연결해 두는 기능입니다. 연결해 두면 앞쪽에 그림을 하나 추가하거나 표를 지워도 본문의 번호와 쪽 번호가 따라 바뀝니다. 손으로 적은 번호는 개정할 때마다 전부 다시 세어야 하고, 하나라도 놓치면 현장 작업자가 엉뚱한 사진을 보고 작업하는 문서가 나갑니다.

메뉴와 단축키는 한컴오피스 2024 한/글 기준이며, 한컴오피스 2022도 같은 위치에 같은 이름으로 있습니다.

상호 참조가 필요한 문서

본문에서 그림, 표, 다른 장을 번호로 가리키는 문서라면 모두 해당합니다. 회사에서는 작업표준서, 검사 기준서, 제품 사양서, 설비 매뉴얼, 제안서처럼 여러 사람이 개정을 거듭하는 문서가 대표적입니다. 이런 문서는 개정할 때마다 사진과 표가 늘어나고, 이전 판에서 문단을 복사해 오면서 번호가 어긋납니다.

한/글 2024 도움말의 상호 참조 항목에 따르면 참조할 수 있는 대상은 표, 그림, 수식, 각주/미주, 개요, 책갈피 여섯 가지입니다. 그림과 표의 번호뿐 아니라 그 대상이 있는 쪽 번호, 캡션 내용, 현재 위치 기준 위/아래까지 표시할 수 있습니다.

먼저 할 일: 캡션 번호 정리

상호 참조는 그림과 표에 붙은 번호를 가져옵니다. 그래서 참조를 걸기 전에 개체마다 캡션 번호가 제대로 붙어 있는지 먼저 봅니다.

캡션은 그림이나 표를 선택하고 입력 > 캡션 넣기(Ctrl+N,C)로 넣습니다. 그림을 고르면 "그림 1", 표를 고르면 "표 1"처럼 번호가 자동으로 들어가고, 개체를 옮겨도 캡션이 따라다닙니다. 캡션 안의 번호를 실수로 지웠다면 캡션 안에서 빠른 메뉴를 열어 캡션 번호 넣기를 고르면 다시 들어갑니다.

번호가 이상하게 건너뛴다면 번호 종류를 확인합니다. 도움말에 따르면 그림과 그리기 개체는 번호 종류가 그림, 표는 표, 수식은 수식으로 정해져 있고, 서식 > 개체 속성의 기본 탭에서 번호 종류를 없음, 그림, 표, 수식 중에서 바꿀 수 있습니다. 화살표나 강조 상자 같은 그리기 개체도 기본으로 그림 번호를 하나씩 차지하므로, 사진 사이에 화살표를 많이 그린 문서는 그림 번호가 1, 3, 5로 건너뛰는 일이 생깁니다. 번호가 필요 없는 장식 개체는 번호 종류를 없음으로 바꿉니다.

한글 상호 참조 넣는 법

1. 본문에서 번호가 들어갈 자리에 커서를 둡니다. "그림 "까지 직접 쓰고 번호 자리만 비워 두면 됩니다.
2. 입력 탭의 상호 참조를 누르거나 Ctrl+K,R을 누릅니다.
3. 파일은 현재 문서 그대로 둡니다.
4. 참조 대상 종류에서 그림이나 표를 고릅니다.
5. 참조 내용에서 무엇을 표시할지 고릅니다. 번호만 넣으려면 그림 번호(표 번호)를 고릅니다.
6. 참조 대상 선택 목록에서 가리킬 그림이나 표를 고르고 넣기를 누릅니다.

넣고 나면 커서 자리에 번호가 들어갑니다. 겉보기에는 일반 글자와 같고 글자 모양도 주변 글자를 그대로 따르지만, 안쪽에는 대상과의 연결이 들어 있습니다.

참조 내용 고르기

같은 그림이라도 본문에 무엇을 보여 줄지에 따라 참조 내용을 다르게 고릅니다.

"15쪽 그림 3 참조"처럼 쓰려면 같은 그림을 두 번 참조합니다. 한 번은 그림이 있는 쪽 번호로, 한 번은 그림 번호로 넣고 사이의 글자는 직접 씁니다. "3.2절 참조"는 개요 번호로, "아래 표 참조"처럼 방향만 말할 때는 위/아래를 고르면 표가 참조 위치보다 앞에 있는지 뒤에 있는지에 따라 글자가 바뀝니다.

하이퍼링크로 연결

대화 상자의 하이퍼링크로 연결을 켜고 넣으면 참조를 눌렀을 때 그 그림이나 표로 바로 이동합니다. 처음 값은 꺼져 있습니다. 화면으로 검토하거나 PDF로 배포하는 긴 문서라면 켜 두는 편이 편합니다. 연결된 참조도 겉모습은 주변 글자 모양을 그대로 따르므로 밑줄이나 파란색으로 바뀌지 않습니다.

번호는 언제 바뀌나

상호 참조 번호가 바로 바뀌지 않아 당황하는 경우가 많습니다. 그림 참조 대상 만들기 도움말에 따르면 상호 참조 내용은 문서를 인쇄할 때, 미리 보기할 때, 하이퍼링크로 이동할 때, 문서를 불러올 때 자동으로 갱신됩니다.

그래서 그림을 추가한 뒤 본문의 번호가 그대로라면 파일 > 미리 보기를 한 번 열었다 닫으면 됩니다. 문서를 저장하고 다시 열어도 갱신됩니다. 워드처럼 전체를 선택하고 F9를 누르는 방식은 한/글에서는 통하지 않습니다. 한/글의 F9는 한자 변환 키입니다.

PDF로 저장해 보낼 문서라면 저장 직전에 미리 보기를 한 번 여는 습관을 들입니다. 미리 보기에서 번호가 갱신되므로, 보내기 전에 화면에서 최종 그림 번호와 쪽 번호를 눈으로 확인하고 저장할 수 있습니다.

절 번호와 각주 번호 참조하기

"자세한 기준은 4.2절을 따른다"처럼 다른 절을 가리키는 문장도 상호 참조로 겁니다. 참조 대상 종류를 개요로 고르면 문서의 개요 제목이 트리로 나오고, 참조 내용을 개요 번호로 넣으면 4.2가, 개요 내용으로 넣으면 그 절의 제목 글자가 들어갑니다. 중간에 절이 하나 추가되어 4.2가 4.3으로 밀려도 본문 참조가 함께 바뀝니다. 다만 이 방법은 제목이 개요 번호로 매겨져 있을 때만 쓸 수 있으므로, 제목 번호를 손으로 친 문서라면 개요 번호부터 정리합니다.

같은 근거를 여러 문장에서 가리킬 때는 각주 참조가 유용합니다. 시험성적서 하나를 근거로 여러 수치를 적는 사양서라면, 첫 수치에만 각주를 달고 나머지 자리에는 참조 대상 종류를 각주로, 참조 내용을 각주 번호로 넣습니다. 각주를 여러 번 반복해 달지 않아도 같은 번호가 표시되고, 앞쪽에 각주가 추가되어 번호가 밀려도 함께 바뀝니다.

책갈피로 특정 문단 참조하기

그림이나 표가 아니라 특정 문단, 예를 들어 "안전 수칙 참조"처럼 문장을 가리키고 싶다면 책갈피를 씁니다. 가리킬 문단 앞에 커서를 두고 입력 > 책갈피(Ctrl+K,B)에서 이름을 붙여 넣습니다. 그다음 본문에서 상호 참조를 열어 참조 대상 종류를 책갈피로 고르고 그 이름을 선택합니다.

문단을 블록으로 잡은 채 책갈피를 넣으면 블록 책갈피가 되고, 참조 내용에서 책갈피 내용을 고르면 그 문장이 그대로 본문에 들어갑니다. 원래 문장을 고치면 참조한 곳의 문장도 함께 바뀌므로, 같은 경고 문구를 여러 곳에 반복하는 매뉴얼에서 유용합니다. 책갈피 표시는 편집 화면이나 인쇄물에 나타나지 않습니다.

다른 문서의 그림과 표 참조하기

상호 참조 대화 상자의 파일에서 파일 선택 아이콘을 누르면 다른 한/글 문서의 대상도 참조할 수 있습니다. 본문 매뉴얼에서 별도 부록 파일의 표를 가리키는 경우에 씁니다. 다른 문서를 고르면 절대 경로와 상대 경로를 바꾸는 단추가 살아나는데, 두 파일을 같은 폴더째로 옮기거나 공유할 문서라면 상대 경로로 둡니다. 절대 경로로 두면 폴더를 옮긴 뒤 연결이 끊깁니다.

상호 참조가 틀어지는 원인과 해결

참조한 그림이나 표를 지웠다면 그 참조는 가리킬 대상이 없어집니다. 개정 중에 사진을 바꿀 때는 기존 그림을 지우고 새로 넣기보다 파일 > 문서 정보의 그림 정보 탭에서 그림 바꾸기로 파일만 교체합니다. 원래 그림 자리와 크기가 그대로 유지되므로 캡션과 참조도 살아 있습니다.

캡션을 단 그림을 다른 개체와 묶으면 캡션이 사라집니다. 도움말에 따르면 묶은 개체에 캡션을 단 뒤 다시 풀어도 캡션이 없어집니다. 사진 위에 화살표를 얹어 함께 묶어야 한다면 묶은 다음에 캡션을 넣고, 참조도 그 뒤에 겁니다.

다른 문서에서 문단을 복사해 오면 원래 문서의 대상을 가리키던 참조가 함께 따라옵니다. 복사해 온 문단의 참조는 지우고 새 문서의 그림으로 다시 겁니다. 손으로 적은 번호가 섞여 있는지 확인하려면 Ctrl+Q,F로 "그림 "을 찾아 하나씩 넘겨 보고, 참조가 아닌 숫자는 상호 참조로 바꿉니다.

실무 예시: 작업표준서 개정본 정리

우진테크 생산기술팀이 조립라인_작업표준서_v4.hwp를 개정하는 상황입니다. 이번 개정에서 공정 사진 두 장과 검사 기준표 하나가 앞쪽에 추가되었고, 본문에는 "그림 5와 같이", "표 2의 기준에 따라" 같은 손 번호가 40군데쯤 있습니다.

담당자는 먼저 사진과 표의 캡션을 확인합니다. 사진 위에 그린 화살표 때문에 그림 번호가 건너뛰고 있어, 화살표 개체의 번호 종류를 없음으로 바꿉니다. 그림 1~14, 표 1~6이 순서대로 붙은 것을 확인한 뒤, Ctrl+Q,F로 "그림 "과 "표 "를 차례로 찾으며 손 번호를 지우고 Ctrl+K,R로 상호 참조를 넣습니다. 이전 판 v3을 옆에 열어 같은 문단이 원래 어느 사진을 가리켰는지 확인하면서 넣으면, 사진이 추가되어 번호가 밀린 곳을 놓치지 않습니다.

모두 바꾼 뒤 미리 보기를 한 번 열어 번호를 갱신하고, 중간에 사진 한 장을 더 넣어 뒤쪽 참조 번호가 따라 바뀌는지 확인합니다. 검사 기준표를 가리키는 문장은 "12쪽 표 3의 기준에 따라"처럼 쪽 번호까지 함께 적혀 있어, 표가 있는 쪽 번호와 표 번호를 각각 상호 참조로 넣습니다. 표가 앞쪽 사진 추가로 13쪽으로 밀렸지만 미리 보기를 열자 본문이 "13쪽 표 4"로 바뀝니다. 다음 개정부터는 사진을 추가해도 본문 번호를 다시 셀 필요가 없습니다.

👉 한글 자동 목차 만들기, 캡션과 상호 참조까지

한글 상호 참조 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 상호 참조를 넣었는데 번호가 바뀌지 않습니다.

상호 참조는 인쇄, 미리 보기, 문서 불러오기, 하이퍼링크 이동 때 갱신됩니다. 미리 보기를 한 번 열거나 저장 후 다시 열면 바뀐 번호가 반영됩니다.

Q. 참조 대상 선택 목록에 그림이 안 보입니다.

번호 종류가 없음으로 된 개체이거나 캡션 번호가 없는 개체일 수 있습니다. 개체 속성의 기본 탭에서 번호 종류를 그림으로 바꾸고 캡션을 넣은 뒤 다시 열어 봅니다.

Q. 상호 참조와 하이퍼링크는 무엇이 다른가요?

하이퍼링크는 누르면 이동만 하고, 상호 참조는 대상의 번호나 쪽을 글자로 가져와 표시합니다. 상호 참조에 하이퍼링크로 연결을 켜면 두 가지를 함께 쓸 수 있습니다.

Q. 차례와 상호 참조를 같이 써도 되나요?

같이 쓰는 것이 일반적입니다. 차례는 개요 제목을 모으고, 상호 참조는 본문 안에서 그림과 표, 다른 절을 가리킵니다. 둘 다 본문 구조가 정리되어 있어야 정확하므로 캡션과 개요 번호를 먼저 정리합니다.

inline AI로 개정 문서의 참조 번호 정리하기

작업표준서와 사양서를 자주 개정하는 생산기술/품질 부서라면 그림과 표가 늘 때마다 본문 번호를 다시 맞추는 일이 반복됩니다. inline AI는 한/글 문서에서 손으로 적은 "그림 n", "표 n"을 찾아 이전 판과 대조해 맞는 대상에 상호 참조로 연결하고, 끊긴 참조도 찾아 바로잡습니다. 확정된 표준서는 RDMS에 개정 이력과 함께 보관됩니다.