파워포인트 슬라이드 노트 작성과 발표자 보기 사용법

파워포인트 슬라이드 노트는 슬라이드마다 붙는 발표자용 메모 칸이고, 발표자 보기를 켜면 청중 화면에는 슬라이드만, 내 노트북 화면에는 노트와 다음 슬라이드가 함께 보입니다. 슬라이드에 문장을 빽빽하게 쓰는 대신 핵심 숫자만 두고 설명은 노트에 옮기면, 화면은 읽기 쉬워지고 발표자는 숫자를 외우지 않아도 됩니다. 반대로 노트를 지우지 않은 파일을 거래처에 그대로 보내면 내부 사정이나 협상 기준이 담긴 메모까지 함께 나갑니다. 노트를 쓰는 법, 발표 중에 보는 법, 파일을 보내기 전에 정리하는 법을 순서대로 따라 할 수 있습니다.

슬라이드 노트는 어디에 쓰고 누가 보나

노트는 기본 보기에서 슬라이드 바로 아래 칸에 씁니다. 빈 노트 칸에는 "여기에 슬라이드 노트의 내용을 입력하십시오"라는 안내 문구가 보이고, 클릭하면 바로 입력할 수 있습니다. Microsoft 지원 문서에 따르면 발표 중 노트는 발표자 모니터에만 보이고 청중에게는 보이지 않습니다.

노트가 보이는 곳은 세 군데입니다. 편집할 때 슬라이드 아래 노트 창, 발표할 때 발표자 보기의 오른쪽 노트 영역, 그리고 인쇄하거나 PDF로 만들 때 슬라이드 노트 모양의 페이지입니다. 검토 탭의 새 메모는 이름이 비슷하지만 다른 기능입니다. 메모는 함께 고치는 사람끼리 남기는 의견이고, 슬라이드 노트는 발표자가 읽는 대본입니다.

슬라이드 노트 작성하는 법

노트 창 열기

노트 창이 보이지 않으면 창 아래쪽 상태 표시줄의 메모 단추를 누르거나, 보기 탭 표시 그룹의 슬라이드 노트를 누릅니다. 노트 창과 슬라이드 사이 경계선을 위로 끌어 올리면 노트 칸이 넓어져 긴 대본도 한눈에 보입니다. 같은 단추를 한 번 더 누르면 노트 창이 숨겨집니다.

슬라이드에는 키워드, 노트에는 문장

노트를 쓰는 기준은 단순합니다. 슬라이드에는 청중이 3초 안에 읽을 수 있는 키워드와 숫자만 남기고, 그 숫자가 왜 중요한지와 다음에 무엇을 할지는 노트에 문장으로 씁니다. 발표 순서대로 첫 문장, 근거 숫자, 넘어가는 말 세 덩어리로 나누면 장마다 3~5문장이면 충분합니다.

노트도 읽기 좋게 서식 주기

노트 칸에서도 홈 탭의 굵게, 글꼴 색, 글머리 기호를 그대로 쓸 수 있고, 이 서식은 발표자 보기에도 같이 보입니다. 꼭 말해야 하는 숫자는 굵게, 시간이 모자랄 때 건너뛸 문장은 회색으로 두면 발표 중에 눈으로 빨리 고를 수 있습니다. 워드나 메일에서 문장을 복사해 붙여 넣으면 원래 글꼴과 줄 간격이 따라와 노트마다 모양이 달라지므로, 붙여 넣은 뒤 붙여넣기 옵션에서 텍스트만 유지를 고릅니다.

노트 페이지 보기로 한 장씩 점검

보기 탭 프레젠테이션 보기 그룹의 슬라이드 노트를 누르면 노트 페이지 보기로 바뀝니다. 위쪽 절반에 슬라이드, 아래쪽 절반에 노트가 놓인 인쇄용 페이지 모양이라, 인쇄했을 때 노트가 잘리지 않는지 미리 볼 수 있습니다. 노트에 표나 그림을 넣고 싶다면 이 보기에서 넣습니다.

노트 마스터로 글꼴과 배치 통일

노트를 인쇄해 나눠 보는 회사라면 보기 탭 마스터 보기 그룹의 슬라이드 노트 마스터에서 노트 글꼴, 크기, 머리글과 바닥글, 슬라이드 그림 크기를 한 번에 정합니다. 여기서 바꾼 설정은 파일 안 모든 노트 페이지에 적용됩니다. 머리글에 "사내용" 같은 문구와 날짜를 넣어 두면 인쇄한 대본이 회의실에 남아도 어떤 자료인지 바로 구분됩니다.

발표자 보기로 노트를 보며 발표하기

발표자 보기 켜기

노트북을 프로젝터나 회의실 TV에 연결하면 최신 파워포인트는 발표자 보기를 자동으로 설정합니다. 켜져 있는지는 슬라이드 쇼 탭 모니터 그룹의 발표자 보기 사용 확인란에서 봅니다. 기본으로 켜져 있고, 끄면 두 화면 모두 슬라이드만 보입니다. 같은 설정은 슬라이드 쇼 설정 대화상자의 복수 모니터 영역에서 발표자 도구 사용으로도 바꿀 수 있습니다.

발표 시작과 화면 바꾸기

슬라이드 쇼 탭의 처음부터(F5)나 현재 슬라이드부터(Shift+F5)로 시작합니다. Microsoft의 발표자 보기 안내에 따르면, 노트가 청중 쪽 화면에 뜨는 경우 발표자 보기 위쪽의 표시 설정에서 발표자 도구 및 슬라이드 쇼 바꾸기를 누르면 두 화면이 서로 바뀝니다.

발표자 보기 화면은 왼쪽에 지금 청중이 보는 슬라이드, 오른쪽 위에 다음 슬라이드, 오른쪽 아래에 노트가 놓이는 구성입니다. 현재 슬라이드 위에는 발표를 시작한 뒤 흐른 시간이 표시되고, 일시 중지와 다시 시작 단추가 붙어 있어 15분 보고처럼 시간이 정해진 자리에서 속도를 맞추기 좋습니다. 다음 슬라이드가 미리 보이므로 "다음 장에서는 원인을 말씀드리겠습니다" 같은 연결 문장을 노트에 따로 쓰지 않아도 자연스럽게 넘어갈 수 있습니다.

발표자 보기에는 노트 외에도 쓸 만한 도구가 모여 있습니다. 노트 영역 아래의 두 단추로 노트 글자를 크게 하거나 작게 할 수 있고, 펜 및 레이저 포인터 도구로 숫자에 밑줄을 긋고, 슬라이드 확대로 표의 한 부분을 키우고, 모든 슬라이드 보기로 질문이 나온 장으로 바로 갑니다. 질문에 집중해야 할 때는 슬라이드 쇼를 검정으로 설정해 청중 화면을 잠시 꺼 둡니다.

모니터가 하나일 때

화상 회의에서 화면 하나로 발표하거나 연습할 때는 Alt+F5를 누르면 발표자 보기로 바로 시작합니다. 이미 슬라이드 쇼를 시작했다면 화면 왼쪽 아래 컨트롤 막대의 점 세 개 단추에서 발표자 보기 표시를 고릅니다. 화상 회의에서는 전체 화면이 아니라 슬라이드 쇼 창만 공유해야 청중에게 노트가 보이지 않습니다.

예시: 월간 생산 실적 보고 준비

생산관리팀 담당자가 다음 주 월요일 경영 회의에서 10월 생산 실적을 보고한다고 해 보겠습니다. 자료는 12장이고, 라인별 가동률, 불량률, 우진테크 외주 물량, 11월 계획이 들어갑니다. 지난달에는 슬라이드마다 문장을 가득 써서 회의 내내 화면을 읽기만 했다는 지적을 받았습니다.

1. 슬라이드의 문장을 숫자와 키워드로 줄이고, 줄인 문장은 지우지 않고 잘라내 그 장의 노트에 붙여 넣습니다.
2. 노트를 장마다 첫 문장, 근거 숫자, 다음 장으로 넘어가는 말 순서로 다시 씁니다. 불량률 장이라면 "2라인 불량률이 0.8%에서 1.4%로 올랐습니다", "원인은 금형 교체 주기입니다", "대책은 다음 장에서 말씀드리겠습니다" 식입니다.
3. 질문이 예상되는 숫자에는 노트 맨 아래에 답을 한 줄로 적어 둡니다. 외주 단가가 오른 이유처럼 회의에서 자주 나오는 질문이 대상입니다.
4. Alt+F5로 발표자 보기를 띄워 노트 글자 크기를 읽기 편하게 키우고, 처음부터 끝까지 한 번 소리 내어 연습합니다.
5. 회의가 끝난 뒤 자료를 공유 폴더에 올리기 전에, 아래 순서대로 노트를 지운 사본을 만듭니다.

이렇게 준비하면 슬라이드는 장마다 숫자 서너 개만 남아 경영진이 표를 읽느라 설명을 놓치지 않고, 담당자는 노트를 보며 숫자의 배경과 대책을 정해진 시간 안에 말할 수 있습니다. 질문 답을 노트 맨 아래에 적어 두었기 때문에 외주 단가나 불량 원인을 묻는 질문에도 자료를 뒤지지 않고 바로 답합니다. 다음 달에는 같은 파일을 복사해 숫자와 노트만 바꾸면 됩니다.

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노트 인쇄와 보내기 전 노트 지우기

노트 인쇄하기

파일 탭의 인쇄에서 설정 아래 전체 페이지 슬라이드 목록을 열고 인쇄 모양을 슬라이드 노트로 바꾸면, 한 페이지에 슬라이드 한 장과 그 노트가 함께 인쇄됩니다. 같은 모양으로 PDF 프린터를 고르면 발표 대본 PDF가 만들어집니다. 노트가 길어 잘리면 노트 페이지 보기에서 글꼴 크기를 줄이거나 슬라이드 그림을 작게 줄입니다.

파일을 보내기 전에 노트 지우기

노트에는 "단가는 5%까지 양보 가능" 같은 내부 기준이 적혀 있는 경우가 많습니다. 거래처나 외부로 파일을 보낼 때는 원본은 두고 사본에서 노트를 지웁니다. 파일 탭 정보의 문제 확인에서 문서 검사를 실행하면 검사 항목에 프레젠테이션 노트가 있고, 결과 화면의 모두 제거를 누르면 모든 슬라이드의 노트가 한 번에 지워집니다. 이 작업은 실행 취소로 되돌릴 수 없으므로 반드시 사본에서 합니다. 노트를 지우는 대신 PDF로 보내면 슬라이드만 내보내지므로 노트가 따라가지 않습니다.

자주 하는 실수와 해결

노트에 슬라이드 문장을 그대로 복사합니다. 화면과 노트가 같으면 결국 화면을 읽게 됩니다. 노트에는 화면에 없는 말, 즉 숫자의 이유와 결론, 예상 질문의 답을 씁니다.

화상 회의에서 전체 화면을 공유합니다. 모니터 하나로 발표자 보기를 띄운 채 전체 화면을 공유하면 노트까지 그대로 보입니다. 회의 프로그램에서 공유 대상을 슬라이드 쇼 창으로 고르거나, 두 번째 모니터를 연결해 슬라이드 쇼가 뜬 화면만 공유합니다.

회의실에서 발표자 보기가 뜨지 않습니다. 노트북 디스플레이 설정이 복제로 되어 있으면 두 화면에 같은 그림이 나가 발표자 보기를 쓸 수 없습니다. Windows에서 Windows 키+P를 눌러 확장을 고르면 화면이 둘로 나뉘고, 발표자 보기가 다시 나타납니다.

노트가 다른 장에 붙어 있습니다. 슬라이드 순서를 바꾸면 노트도 그 슬라이드와 함께 움직입니다. 그런데 슬라이드 내용만 다른 장으로 복사해 붙여 넣으면 노트는 원래 장에 남습니다. 내용을 옮길 때는 축소판 창에서 슬라이드째 옮기거나, 노트도 따로 복사해 옮깁니다.

버전별 차이

Windows용 Microsoft 365, 2021, 2019는 위 설명과 같습니다. Mac용 파워포인트는 보기 메뉴의 기본에서 노트를 쓰고, 슬라이드 쇼 탭의 발표자 보기로 노트를 보며 발표합니다. 웹용 파워포인트는 보기 탭 표시 그룹의 노트로 노트 창을 열어 작성하고 고칩니다. 발표 연습과 실제 발표는 발표자 보기 도구가 모두 갖춰진 데스크톱 앱에서 하는 편이 편합니다.

파워포인트 슬라이드 노트 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 발표자 노트는 청중 화면에 보이나요?

발표자 보기가 켜져 있고 화면이 둘이면 보이지 않습니다. 노트가 청중 쪽에 뜨면 표시 설정에서 발표자 도구 및 슬라이드 쇼 바꾸기를 누르고, 화상 회의에서는 슬라이드 쇼 창만 공유합니다.

Q. 노트 글자가 너무 작아 발표 중에 읽기 어렵습니다.

발표자 보기 노트 영역 아래의 글자 크게 단추를 누릅니다. 편집 화면의 노트 글자 크기와는 별개로 발표자 보기에서만 커집니다.

Q. 노트를 한 번에 모두 지울 수 있나요?

문서 검사의 프레젠테이션 노트 항목에서 모두 제거를 누르면 모든 슬라이드의 노트가 지워집니다. 되돌릴 수 없으므로 사본에서 실행합니다.

Q. 노트만 따로 워드 파일로 받을 수 있나요?

파일 탭의 내보내기에서 유인물 만들기를 고르면 Microsoft Word로 보내기 대화상자가 열리고, 슬라이드 옆이나 아래에 노트를 배치한 워드 문서를 만들 수 있습니다.

inline AI로 발표 준비하기

보고 자료를 매달 만드는 회사라면 inline AI가 파일을 연 채로 슬라이드의 긴 문장을 키워드로 줄이고, 장마다 발표 대본을 노트에 써 넣습니다. 외부로 보낼 사본에서는 노트를 지운 파일까지 만들어 줍니다.