품질 보고서 작성법, 고객사 양식과 시험성적서

품질 보고서는 부품이나 제품을 납품하는 회사가 고객사에 정기적으로 내는 품질 실적 보고로, 보통 매달 납품 수량, 고객사 입고 불량, 불량 유형과 원인, 개선 조치의 진행 상황을 담습니다. 고객사는 이 보고서로 공급사를 평가하고, 평가 등급에 따라 다음 해 물량 배분이나 신규 품목 수주가 달라집니다. 같은 검사 데이터라도 고객사마다 양식과 단위가 다르기 때문에, 품질 담당자는 매달 초 며칠을 숫자 옮기기에 씁니다. 보고서 항목과 계산법, 시험성적서 준비, 고객사 양식에 맞추는 순서를 사출 부품 공급사 예시로 정리합니다.

고객사 품질 보고서에 들어가는 항목

고객사마다 양식은 달라도 묻는 것은 거의 같습니다. 아래 다섯 묶음을 갖춰 두면 어느 양식에도 옮길 수 있습니다.

여기서 고객사 불량은 두 가지로 나눕니다. 고객사 입고 검사에서 걸린 입고 불량과, 입고 검사는 통과했지만 고객사 생산 라인에서 발견된 라인 불량입니다. 라인 불량은 고객사 생산을 멈추게 할 수 있어 대부분의 고객사가 더 무겁게 봅니다. 4M 변경은 설비, 작업 방법, 자재, 작업자를 바꾼 내역으로, 사전에 고객사에 알리지 않은 변경이 보고서에서 드러나면 그 자체로 감점 사유가 되는 경우가 많습니다.

불량률과 ppm 계산법

ppm은 백만 개당 불량 개수입니다. 계산식은 불량 수량을 납품 수량으로 나누고 1,000,000을 곱하는 것입니다. 이번 달에 48,000개를 납품했고 고객사 입고 불량이 12개라면 12 ÷ 48,000 × 1,000,000 = 250 ppm입니다. 같은 값을 퍼센트로 쓰면 0.025%입니다. 불량이 적은 부품 업계에서는 퍼센트보다 ppm이 차이를 잘 보여 주기 때문에 고객사 양식 대부분이 ppm을 씁니다.

계산할 때 주의할 점이 세 가지 있습니다. 첫째, 분모를 맞춥니다. 고객사는 "그 달 납품 수량"을 분모로 쓰는데, 우리 쪽에서 "그 달 생산 수량"을 쓰면 값이 달라집니다. 둘째, 기간을 맞춥니다. 9월 말에 납품하고 10월 초에 불량 통보가 왔다면 어느 달 실적에 넣을지 고객사 기준을 따릅니다. 대부분은 통보일 기준입니다. 셋째, 선별 수량을 구분합니다. 불량 1개가 나와 해당 LOT 2,000개를 전수 선별했다면, 불량 수량은 실제로 발견된 개수이고 선별 수량은 따로 적습니다.

목표 ppm이 정해져 있다면 누적 값도 함께 씁니다. 1월부터 9월까지 납품 420,000개에 불량 63개라면 누적 150 ppm입니다. 이번 달 값이 목표를 넘었더라도 누적 값이 목표 안에 있으면 그 사실을 함께 보여 주는 것이 좋습니다.

시험성적서와 검사성적서

품질 보고서와 함께 자주 요구되는 것이 성적서입니다. 회사 안에서 직접 검사하고 발행하는 것은 보통 검사성적서(출하 검사 성적서)라고 부르고, LOT마다 치수, 외관, 중량 같은 검사 결과를 적어 납품 때 함께 보냅니다. 재질, 내열성, 유해물질 함유량처럼 사내 설비로 확인하기 어려운 항목은 외부 시험기관에 의뢰한 시험성적서로 증명합니다.

고객사가 "공인 시험성적서"를 요구하면 한국인정기구(KOLAS)가 인정한 시험기관이 인정 범위 안의 항목으로 발행한 성적서를 말합니다. 시험기관 인정 제도는 국가표준기본법 제23조에 근거를 두고 있고, 시험기관이 어떤 항목으로 인정받았는지는 KOLAS 누리집의 공인기관 검색에서 확인할 수 있습니다. 시험기관이 KOLAS 인정을 받았더라도 의뢰한 시험 항목이 인정 범위 밖이면 공인 성적서로 인정되지 않으므로, 의뢰 전에 인정 범위를 먼저 확인합니다.

사내 검사성적서도 신뢰를 얻으려면 측정기 관리가 뒷받침되어야 합니다. 캘리퍼스, 하이트 게이지, 저울 같은 측정기는 교정 주기에 맞춰 교정을 받고, 성적서에 사용한 측정기 번호와 교정 유효 기간을 적을 수 있어야 합니다. 고객사 품질 감사에서 교정 기한이 지난 측정기로 발행한 성적서가 나오면 그 기간의 성적서 전체가 의심받습니다.

고객사 양식에 맞추는 법

고객사가 자기 양식을 보내오면 먼저 항목 대응표를 만듭니다. 한 시트에 고객사 양식의 항목 이름과 셀 위치, 사내 검사 기록의 항목 이름, 단위 환산 방법을 적습니다. 예를 들어 고객사 양식의 "부적합 수량"은 사내 기록의 "입고 불량 + 라인 불량", "불량률(ppm)"은 앞의 계산식, "조치 상태"는 개선 기록의 "완료/진행"과 짝을 짓습니다. 대응표를 한 번 만들어 두면 다음 달부터는 값만 옮기면 됩니다.

엑셀 양식에 값을 옮길 때는 값만 붙여 넣어야 고객사 양식의 서식과 수식, 셀 병합이 깨지지 않습니다. 고객사 양식에 수식이 들어 있는 칸(합계, ppm 자동 계산)은 그대로 두고, 우리 계산값과 양식의 자동 계산값이 같은지 마지막에 비교합니다. 다르면 대개 분모 정의가 다른 것입니다.

원인과 대책 문장은 지난달 보고서와 이어져야 합니다. 지난달에 "10월 중 금형 수정 예정"이라고 썼다면 이번 달에는 수정 완료일과 수정 후 결과를 적어야 합니다. 지난 보고서를 열지 않고 쓰면 약속한 대책이 빠지고, 고객사는 그 빈칸부터 묻습니다.

원인과 대책 문장 쓰는 법

원인과 대책 칸은 짧아도 구체적이어야 합니다. "작업자 부주의로 인한 불량, 교육 실시"는 고객사가 가장 싫어하는 문장입니다. 무엇이, 어디서, 왜 생겼고, 무엇을 언제부터 바꿨는지를 한 문장씩 적습니다.

좋은 예는 이렇습니다. "현상: 하우징 커버 리브 끝단 미성형 9개(LOT 261012-A3). 원인: 사출 3호기 금형 냉각 라인 필터 막힘으로 금형 온도가 기준(60℃)보다 8℃ 낮아짐. 대책: 냉각 라인 필터 청소를 주 1회 점검 항목에 추가(10월 18일 적용), 금형 온도 하한 경보 설정. 효과 확인: 적용 후 6 LOT 미성형 0개." 이렇게 쓰면 고객사 담당자가 다시 물을 것이 없고, 다음 달 보고서에서도 같은 형식으로 효과만 갱신하면 됩니다.

대책은 사람에 기대는 것보다 설비나 방법을 바꾸는 것이 설득력이 있습니다. 교육과 주의 환기는 대책의 보조로만 쓰고, 경보 설정, 지그 추가, 검사 항목 추가처럼 실수가 일어나기 어렵게 만드는 대책을 앞에 둡니다.

월간 품질 보고서 준비 일정

보고서 마감이 매달 5일이라면 역순으로 일정을 잡습니다. 말일에 출고 마감을 하고, 1일에 고객사별 납품 LOT를 확정합니다. 2일에는 고객사 불량 통보를 모두 모아 클레임 기록과 맞추고, 3일에 ppm을 계산하고 원인과 대책 문장을 씁니다. 4일에 첨부 성적서를 모으고 팀장 확인을 받으면 5일에 여유 있게 보낼 수 있습니다. 고객사가 여러 곳이면 같은 날 데이터를 한 번에 확정하고 고객사별 양식은 그다음에 채우는 순서가 빠릅니다.

예시: 사출 부품 공급사의 10월 품질 보고서

자동차 내장 부품을 만드는 사출 공장의 품질 담당자가 고객사 우진테크에 10월 품질 보고서를 낸다고 해 보겠습니다. 우진테크 양식은 엑셀 파일로, 품번별 납품 수량, 입고 불량, 라인 불량, ppm, 불량 유형, 대책 진행 상황 칸이 있습니다.

담당자는 출고 기록에서 10월 우진테크 납품분을 뽑았습니다. 하우징 커버 32,000개(16 LOT), 브래킷 16,000개(8 LOT), 합계 48,000개였습니다. 우진테크에서 통보된 불량은 하우징 커버 미성형 9개(입고 불량)와 브래킷 버(거스러미) 3개(라인 불량)였습니다. 품번별 ppm은 하우징 커버 9 ÷ 32,000 × 1,000,000 = 281 ppm, 브래킷 3 ÷ 16,000 × 1,000,000 = 188 ppm이고, 합계는 250 ppm입니다. 우진테크 목표 300 ppm 안이었습니다.

원인과 대책 칸에는 클레임 회신서에 적었던 내용을 옮겼습니다. 미성형은 사출 3호기 냉각수 막힘으로 금형 온도가 떨어진 것이 원인이었고, 냉각 라인 필터를 주 1회 청소하도록 점검표에 추가해 10월 18일부터 적용했습니다. 9월 보고서에 "10월 중 브래킷 금형 게이트 수정 예정"이라고 쓴 것도 확인했습니다. 수정은 10월 22일에 끝났고 이후 4 LOT에서 버 불량이 없었으므로 그 결과를 적었습니다. 4M 변경 칸에는 10월 15일 PP 수지 공급 LOT 변경 한 건을 적고, 변경 전 고객사에 알린 메일 날짜를 함께 남겼습니다.

마지막으로 양식의 자동 계산 ppm과 담당자가 계산한 값을 비교했더니 둘 다 250이었습니다. 보고서에는 입고 불량 LOT의 출하 검사성적서와 수지 공급사의 시험성적서 사본을 첨부했습니다.

👉 고객 클레임 처리 절차와 회신서 작성법

품질 보고서 작성에서 자주 하는 실수

첫째, 날짜 기준으로 검사 데이터를 뽑는 것입니다. 날짜로 뽑으면 다른 고객사 납품분이 섞입니다. 고객사별 출고 LOT를 먼저 확정하고 그 LOT의 검사 기록을 찾아야 합니다.

둘째, 원인 분석을 매달 새로 쓰는 것입니다. 같은 불량 유형이면 지난달 문장을 이어받아 무엇이 바뀌었는지만 씁니다. 표현이 매달 달라지면 고객사는 원인이 바뀐 것으로 읽습니다.

셋째, 4M 변경을 보고서에서 처음 알리는 것입니다. 변경은 하기 전에 알리는 것이 원칙이고, 보고서에는 이미 알린 변경의 기록만 적습니다.

넷째, 첨부 성적서의 유효성을 보지 않는 것입니다. 외부 시험성적서의 발행일이 오래됐거나 시험 항목이 KOLAS 인정 범위 밖이면 고객사가 다시 요구합니다.

👉 LOT 뜻, 로트 번호 매기는 법과 LOT 추적

품질 보고서 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 고객사가 양식을 주지 않으면 어떻게 쓰나요?

이 글의 다섯 묶음(납품 실적, 고객사 불량, 사내 품질, 원인과 대책, 변경 관리)으로 한 장짜리 요약과 품번별 상세 표를 만들면 됩니다. 다음 달부터 같은 양식을 계속 쓰는 것이 더 중요합니다.

Q. 불량이 0개인 달에도 보고서를 내야 하나요?

냅니다. 납품 수량과 0 ppm, 진행 중인 대책의 상태를 적습니다. 불량이 없는 달의 보고서가 누적 ppm을 낮추는 근거가 됩니다. 0 ppm이 몇 달째 이어지는지도 함께 적어 두면 공급사 평가 때 근거로 쓸 수 있습니다.

Q. 공정 불량률도 고객사에 알려야 하나요?

고객사 양식에 칸이 있으면 씁니다. 공정 불량률이 높은데 고객사 불량이 낮다면 출하 검사에서 걸러 내고 있다는 뜻이라, 고객사는 선별 비용과 유출 위험을 함께 봅니다. 개선 계획을 같이 적는 것이 좋습니다.

inline AI로 품질 보고서 쓰기

inline AI는 ARP의 출고 LOT와 검사 기록, 클레임 내역을 고객사별로 모아 ppm을 계산하고, 고객사가 보낸 엑셀이나 한글 양식의 칸에 값을 바로 채웁니다. 지난달 보고서에서 약속한 대책도 찾아 이번 달 진행 결과와 이어서 씁니다.