세금계산서 발행 방법, 기한/월합계/수정 발행

세금계산서는 물건이나 서비스를 공급한 사업자가 공급받은 사업자에게 부가가치세를 받았다는 것을 증명하는 문서입니다. 법인사업자와 직전 연도 공급가액이 8천만 원 이상인 개인사업자는 반드시 전자세금계산서로 발행해야 하고, 발행 시기를 놓치면 공급가액의 1~2%가 가산세로 붙습니다. 한 달에 1억 원어치를 공급하는 회사라면 발행이 늦은 대가가 100만~200만 원이라는 뜻입니다. 공급받는 쪽도 늦게 받으면 가산세를 내거나 매입세액공제를 못 받기 때문에, 거래처와의 관계에도 바로 영향을 줍니다.

이 글은 국세청 안내와 부가가치세법을 기준으로, 누가 어떻게 발행해야 하는지, 언제까지 발행해야 하는지, 틀렸을 때 어떻게 고치는지를 한 유통 회사의 한 달 거래를 따라가며 설명합니다. 2026년 10월 기준입니다.

전자세금계산서 발행 의무 대상

국세청 발급의무대상자 안내에 따르면 법인사업자는 공급가액과 관계없이 모두 전자세금계산서를 발행해야 합니다. 개인사업자는 직전 연도 사업장별 공급가액(과세와 면세를 합친 금액)이 기준금액 이상이면 의무 대상이 되는데, 이 기준은 2억 원에서 1억 원을 거쳐 2024년 7월 1일 이후 공급분부터 8천만 원으로 낮아졌습니다(부가가치세법 시행령 제68조). 의무가 시작되는 시점도 정해져 있습니다. 공급가액 합계가 기준금액 이상이 된 해의 다음 해 제2기 과세기간, 즉 7월 1일부터 전자 발행 의무가 생기고, 한 번 의무 대상이 되면 이후 공급가액이 기준 아래로 내려가도 계속 전자로 발행해야 합니다. 예를 들어 2025년 공급가액이 9천만 원인 개인사업자는 2026년 7월 1일 공급분부터 의무 대상입니다.

의무 대상이 아닌 개인사업자도 전자세금계산서를 쓸 수 있고, 쓰는 편이 유리한 점도 있습니다. 국세청 혜택과 가산세 안내에 따르면 과세기간이 끝난 다음 달 11일까지 국세청에 전송된 전자세금계산서는 부가가치세 신고 때 거래처별 명세를 쓰지 않고 합계만 적으면 됩니다. 직전 연도 공급가액이 3억 원 미만인 개인 일반과세자는 2027년 12월 31일 발급분까지 건당 200원, 연간 100만 원까지 세액공제도 받습니다. 발급일 다음 날까지 국세청에 전송한 건만 공제 대상입니다(부가가치세법 제47조).

빠지면 효력이 없는 필요적 기재사항

세금계산서에는 반드시 들어가야 하는 필요적 기재사항이 있습니다. 부가가치세법 제32조가 정한 것은 공급하는 사업자의 등록번호와 상호(성명), 공급받는 자의 등록번호, 공급가액과 부가가치세액, 작성 연월일입니다. 이 중 하나라도 빠지거나 틀리면 세금계산서로서 효력에 문제가 생기고, 수정세금계산서로 고쳐야 합니다.

품목, 수량, 단가, 공급받는 자의 상호와 주소는 임의적 기재사항입니다. 틀려도 세금계산서 효력에는 영향이 없지만, 거래처가 매입 처리를 하려면 필요하므로 정확히 적는 것이 기본입니다. 실무에서 가장 흔한 실수는 거래처 사업자등록번호를 잘못 넣는 것이므로, 새 거래처는 발행 전에 홈택스에서 사업자 상태를 한 번 조회해 휴업이나 폐업 여부까지 확인하는 습관이 좋습니다.

발행할 때 고르는 청구와 영수는 대금을 받았는지를 표시합니다. 대금을 받기 전에 발행하면 청구, 이미 받은 뒤라면 영수를 고릅니다. 외상 거래가 대부분인 유통/제조 회사는 대개 청구로 발행합니다.

홈택스에서 발행하는 방법

국세청 발급방법 안내에 따르면 전자세금계산서는 홈택스나 모바일 홈택스(손택스), 발급대행사업자(ASP)나 회사 ERP, 전화 ARS(126), 세무서 대리발급으로 발행할 수 있습니다. 가장 많이 쓰는 홈택스 발행 순서는 이렇습니다.

1. 공동인증서나 금융인증서 같은 전자서명 수단으로 홈택스에 로그인합니다.
2. 계산서·영수증·카드 > 전자(세금)계산서 발급 > 전자(세금)계산서 건별발급으로 들어갑니다. 여러 건이면 같은 메뉴의 일괄발급을 씁니다.
3. 공급받는 자의 사업자등록번호를 넣어 상호와 대표자를 불러오고, 담당자 이메일을 적습니다.
4. 작성일자, 품목, 공급가액, 세액을 입력하고 청구 또는 영수를 고른 뒤 발급하고 전자서명합니다.

홈택스에서 발행하면 거래처에 이메일이 바로 가고 국세청 전송도 함께 끝납니다. ERP나 ASP로 발행했다면 발급일 다음 날까지 국세청에 따로 전송해야 하고, 이것을 놓치면 전송 가산세가 붙습니다. 국세청은 발행 사실만 알리는 문자나 링크, 전자서명이 없는 파일을 메일로 보낸 것은 발행으로 보지 않습니다(발급시기 및 전송기한 안내). 반대로 거래처가 이메일 주소를 알려 주지 않았거나 받을 수신함이 없는 경우에는 국세청 전자세금계산서 시스템에 입력된 때 거래처가 받은 것으로 봅니다. 거래처 담당자가 메일을 못 받았다고 해도 홈택스에서 발행 내역을 바로 조회할 수 있다는 뜻이므로, 이메일 문제로 발행을 미룰 필요는 없습니다.

언제까지 발행해야 하나: 공급시기와 월합계

세금계산서는 원칙적으로 공급시기, 즉 물건을 인도한 날에 발행합니다. 하지만 거래처 한 곳에 한 달 동안 여러 번 납품하는 유통/제조 회사가 매번 따로 발행하기는 번거롭기 때문에, 한 달 동안의 거래를 합쳐 그 달 말일을 작성일자로 발행하는 월합계 세금계산서를 많이 씁니다. 월합계로 발행할 때는 공급시기가 속한 달의 다음 달 10일까지 발행하면 되고, 10일이 토요일이나 공휴일이면 다음 영업일까지 가능합니다. 월합계는 한 달 안의 거래만 묶을 수 있고 달을 넘겨 묶을 수는 없습니다.

늦거나 빠뜨리면 붙는 가산세

국세청 안내 기준으로 발급 위반 가산세가 붙으면 전송 위반 가산세는 따로 붙지 않고, 가산세에는 위반 종류별로 중소기업 5천만 원(그 외 1억 원)의 한도가 있습니다. 고의로 위반하면 한도가 없습니다. 공급받는 쪽이 늦게 받은 세금계산서라도 확정신고 기한이 지난 뒤 1년 안에 발급된 것이라면 수정신고나 경정청구로 매입세액공제를 받을 수 있지만, 이때도 0.5% 가산세는 부담합니다.

잘못 발행했을 때: 수정세금계산서

전자세금계산서는 한 번 발행하면 지울 수 없고, 사유에 맞는 수정세금계산서를 발행해 고칩니다. 국세청 수정세금계산서 발급방법에 정리된 사유별 방법은 다음과 같습니다.

공급가액 변동, 계약 해제, 환입은 비고란에 처음 세금계산서의 작성일을 적습니다. 공급 후에 내국신용장이 개설된 수출 관련 거래도 별도의 수정 사유가 있으므로, 해당되는 회사는 같은 안내의 내국신용장 항목을 따로 확인합니다. 신용카드 매출전표를 발급한 거래는 처음부터 세금계산서를 발급하지 않으므로(부가가치세법 제33조) 수정세금계산서로 고칠 대상도 아닙니다.

예시: 생활용품 유통사의 10월

생활용품을 유통하는 회사가 거래처 한일리테일에 10월 한 달 동안 다섯 번 납품했고, 공급가액 합계가 3,000만 원이라고 해 보겠습니다. 이 회사는 월합계로 발행하므로 작성일자를 10월 31일로, 공급가액 3,000만 원과 세액 300만 원을 적은 세금계산서 한 장을 11월 10일까지 발행합니다.

11월 5일, 한일리테일이 10월 18일에 받은 물건 중 일부를 불량으로 반품했고 그 공급가액이 120만 원입니다. 이것은 환입이므로 작성일자를 반품이 들어온 11월 5일로, 공급가액 -120만 원과 세액 -12만 원을 적은 수정세금계산서를 발행하고 비고란에 처음 작성일인 10월 31일을 적습니다. 발행 기한은 환입된 날의 다음 달 10일인 12월 10일입니다. 반품 금액은 11월 매출에서 빠지고, 10월분 세금계산서는 손대지 않습니다.

만약 담당자가 10월 월합계 발행을 놓쳐 11월 20일에 발행했다면 지연발급이 되어 공급가액의 1%인 30만 원이 가산세로 붙고, 한일리테일도 0.5%인 15만 원을 부담합니다. 이 회사가 거래처 스무 곳과 월합계로 거래한다면, 매달 10일 전에 거래처별 출고 합계와 반품을 맞춰 보는 일이 곧 가산세를 막는 일입니다.

매달 10일 전에 맞춰 볼 것

월합계로 발행하는 회사라면 매달 1일부터 10일 사이가 세금계산서 마감 기간입니다. 이 기간에 거래처별로 네 가지를 맞춰 보면 대부분의 실수를 미리 막을 수 있습니다.

첫째, 출고 합계와 거래명세서입니다. 지난달 거래처별 출고 금액 합계가 거래처에 보낸 거래명세서 합계와 같은지 봅니다. 출고는 했는데 거래명세서가 빠진 건이 있으면 세금계산서 금액도 틀어집니다.

둘째, 반품과 단가 조정입니다. 지난달 안에 들어온 반품이나 합의된 단가 인하가 있으면, 월합계 금액에 반영할지 별도의 수정세금계산서로 처리할지 거래처와 먼저 정합니다. 같은 반품을 월합계에서도 빼고 수정세금계산서로도 빼면 매출이 두 번 줄어듭니다.

셋째, 거래처 정보입니다. 새로 거래를 시작한 곳은 사업자등록번호와 상태를 조회하고, 세금계산서를 받을 담당자 이메일이 바뀌지 않았는지 확인합니다.

넷째, 받은 세금계산서입니다. 우리가 매입한 쪽도 공급자가 늦게 발행하면 우리가 0.5% 가산세를 부담합니다. 홈택스 매입 세금계산서 조회에서 지난달 입고분이 모두 들어왔는지 확인하고, 빠진 곳은 10일 전에 공급처에 요청합니다.

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세금계산서 발행 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 대금을 아직 못 받았는데 세금계산서를 먼저 발행해야 하나요?

세금계산서는 대금을 받는 날이 아니라 공급시기를 기준으로 발행합니다. 대금을 받기 전이라면 청구로 발행하고, 대금은 나중에 입금으로 처리합니다.

Q. 월합계 세금계산서는 어떤 거래처에 쓰나요?

한 거래처에 한 달 동안 여러 번 공급하는 경우에 씁니다. 그 달의 거래를 합쳐 말일 등을 작성일자로 적고, 다음 달 10일까지 발행합니다. 달을 넘겨 두 달치를 묶을 수는 없습니다.

Q. 거래처 사업자등록번호를 잘못 넣었어요.

필요적 기재사항 착오이므로 당초 세금계산서를 음수로 취소하는 수정세금계산서와 바른 번호로 된 세금계산서를 함께 발행합니다. 작성일자는 당초 작성일자 그대로입니다.

Q. 반품이 들어왔는데 처음 세금계산서를 고쳐야 하나요?

처음 세금계산서는 그대로 두고, 반품이 들어온 날을 작성일자로 반품 금액만큼 음수 수정세금계산서를 발행합니다. 반품된 날이 속한 달의 다음 달 10일까지 발행하면 됩니다.

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출고와 반품이 매일 생기는 회사는 거래처별 월합계와 수정 발행을 사람이 하나씩 챙기다 기한을 놓치기 쉽습니다. inline AI의 ARP에서는 출고가 확정되면 AI가 세금계산서를 발행하고, 같은 매출을 두 번 세는 일이 없습니다.