한글 PDF로 저장하기 설정, 그림 품질과 암호

한글 문서를 PDF로 만들 때는 [파일] → [PDF로 저장하기] 하나로 끝나는 것처럼 보이지만, 같은 대화 상자 안에 저장 범위, 그림 저장 품질, 열기 암호, 편집/인쇄 권한 설정이 들어 있습니다. 이 값을 그대로 두면 사진이 많은 납품 자료가 메일 첨부 한도를 넘거나, 거래처가 받은 견적서를 고쳐 다시 쓰거나, 내부용 쪽까지 함께 나가는 일이 생깁니다. 아래 순서대로 설정하면 보내기 전에 용량, 보안, 쪽 범위를 한 번에 정할 수 있습니다.

변환 자체(한글을 PDF나 워드로 바꾸는 여러 방법)가 궁금하다면 아래 글이 더 맞습니다. 이 글은 PDF로 저장하기 대화 상자의 설정과, 저장한 PDF에서 그림/글꼴/테두리가 달라지는 문제를 다룹니다.

👉 HWP PDF 변환, 가장 빠른 방법 4가지

한글 PDF로 저장하기 메뉴와 기본 순서

한컴오피스 2018 이후 버전에서는 [파일] 탭을 열면 [다른 이름으로 저장하기] 아래에 [PDF로 저장하기]가 있습니다. 한컴 도움말의 PDF로 저장하기 안내에 따르면 이 기능은 프린터로 인쇄하지 않고 문서를 바로 PDF 파일로 만들고, 저장할 때 변환 범위, 그림 품질, 열기 암호와 권한을 함께 정할 수 있습니다.

1. PDF로 만들 문서를 열고 [파일] → [PDF로 저장하기]를 누릅니다.
2. [PDF로 저장하기] 대화 상자에서 저장할 위치와 파일 이름을 정합니다.
3. [저장 설정]을 누르면 [한컴 PDF 설정] 대화 상자가 열립니다. 저장 범위와 그림 저장 품질을 여기서 바꿉니다.
4. 암호나 권한이 필요하면 [도구] → [문서 암호]를 눌러 [문서 보안 설정]을 엽니다.
5. [저장]을 누르면 화면 아래 상황 선에 진행률이 나타나고 PDF가 만들어집니다.

[파일] → [인쇄]에서 프린터를 PDF로 고르는 방법도 있지만, 이때는 [도구] → [환경 설정] → [기타]의 PDF 드라이버 설정을 따릅니다. 범위와 그림 품질을 문서마다 다르게 정하려면 [PDF로 저장하기]를 쓰는 편이 편합니다.

저장 범위: 필요한 쪽만 PDF로 만들기

[한컴 PDF 설정]의 저장 범위는 [문서 전체], [현재 쪽], [현재 구역], [현재부터], [현재까지], [일부분] 가운데 하나를 고릅니다. [일부분]에 "1,3,5-7"처럼 쓰면 1쪽, 3쪽, 5~7쪽만 저장합니다.

실무에서 가장 많이 쓰는 경우는 견적서 뒤에 붙은 내부 원가 검토 쪽을 빼고 보내는 상황입니다. 견적서가 1~2쪽, 원가 검토가 3쪽이라면 [일부분]에 "1-2"만 넣으면 됩니다. 쪽 번호를 구역마다 새로 매긴 문서라면 [쪽 번호 기준으로 저장]을 끄고 문서 전체의 몇 번째 쪽인지로 입력해야 원하는 쪽이 나옵니다. 이 옵션을 켜 두면 "1, 2"를 입력했을 때 각 구역의 1, 2쪽이 모두 저장되기 때문입니다.

[사용자가 입력한 순서대로 저장]을 켜면 "3, 1, 2"처럼 쓴 순서대로 쪽이 배열됩니다. 결론 쪽을 맨 앞에 두고 싶은 보고서에 쓸 수 있습니다.

그림 저장 품질: 용량과 화질 맞추기

그림 저장 품질은 [자동], [매우 높음], [높음], [보통], [낮음] 다섯 단계입니다. 한컴 도움말은 [매우 높음]을 기록 관리용, [높음]을 보관용, [보통]을 배포/공유용, [낮음]을 전송용으로 설명합니다.

PDF로 저장하기 전에 문서 자체의 그림 용량을 줄여 두는 방법도 있습니다. 그림을 선택하고 [그림] 탭의 [줄이기]를 누르면 [용량 줄이기 설정]에서 [저장할 때 모든 그림에 적용], [잘라낸 그림 영역 지우기], [삽입한 그림 크기에 맞춰 줄이기], [설정한 해상도(dpi)로 변경하기]를 고를 수 있습니다. 화면용이면 150dpi, 인쇄용이면 300dpi를 기준으로 잡으면 됩니다.

열기 암호와 편집/인쇄 권한 설정

[PDF로 저장하기] 대화 상자에서 [도구] → [문서 암호]를 누르면 [문서 보안 설정]이 열립니다. 여기에는 두 가지가 있습니다.

• 열기 암호: [문서를 열 때 확인할 암호 설정]을 켜고 암호를 넣으면, 암호를 아는 사람만 PDF를 열 수 있습니다. 급여 명세나 인사 자료처럼 받는 사람 외에는 보면 안 되는 문서에 씁니다.
• 권한 암호: [문서를 편집하거나 인쇄할 수 있는 권한 설정]을 켜면 인쇄 허용 여부와 품질, 편집 범위, 복사 허용 여부를 따로 정할 수 있습니다. 견적서처럼 누구나 열어 볼 수는 있되 숫자를 고쳐 쓰면 안 되는 문서에 맞습니다.

열기 암호는 메일 본문이 아니라 전화나 메신저로 따로 알려 주는 것이 기본입니다. 권한 암호는 받는 사람에게 알려 줄 필요가 없고, 우리 쪽에서만 보관합니다.

그림이 빠지거나 글꼴/테두리가 달라질 때

PDF를 열었더니 원본과 다르게 보인다면 원인은 대개 그림 연결, 글꼴, 쪽 설정 가운데 하나입니다.

그림이 빈 칸으로 나올 때: 문서에 포함

그림을 넣을 때 파일 경로만 연결해 두었다면, 원본 그림 파일을 옮기거나 지운 뒤에는 PDF에서 그림이 빠집니다. 그림을 오른쪽 클릭해 [개체 속성] → [그림] 탭을 열고, 파일 이름에 PC 경로가 보이면서 [문서에 포함]이 꺼져 있으면 연결 상태입니다. [문서에 포함]을 켜고 저장하면 그림이 한글 파일 안에 들어갑니다.

글꼴이 바뀔 때: OTF 글꼴과 포함 허가

한컴 도움말은 OTF 글꼴이 들어간 문서를 PDF로 바꾸면 그 글꼴이 다른 글꼴로 대체된다고 안내합니다. 또 글꼴 제공업체가 포함을 허가한 글꼴만 PDF에 담깁니다. 회사 제목 서체가 OTF라면 같은 디자인의 TTF 버전으로 바꾸거나, 함초롬바탕/함초롬돋움, 맑은 고딕처럼 PDF에 포함되는 글꼴로 바꾼 뒤 저장합니다. 문서에 어떤 글꼴이 쓰였는지는 [파일] → [문서 정보] → [글꼴 정보]에서 확인합니다.

쪽 끝이 잘리거나 쪽 수가 달라질 때: 용지 크기

편집 용지를 [사용자 정의] 크기로 잡은 문서는 PDF로 바꿀 때 가장 비슷한 용지 크기로 바뀌면서 가장자리 내용이 잘릴 수 있습니다. 거래처 양식을 받아 쓰다 보면 용지가 A4가 아닌 경우가 있으니, [쪽] → [편집 용지] (F7)에서 용지 종류를 A4로 맞춘 뒤 저장합니다.

쪽 테두리가 잘릴 때: 위치 기준

[쪽] → [쪽 테두리/배경]의 [테두리] 탭에는 위치 기준으로 [종이 기준]과 [쪽 기준]이 있습니다. 종이 기준은 종이 가장자리에서 안쪽으로 거리를 재기 때문에 값을 작게 잡으면 프린터가 찍을 수 없는 가장자리에 선이 걸립니다. 본문 영역에서 바깥쪽으로 재는 [쪽 기준]으로 바꾸면 PDF와 인쇄물 모두에서 테두리가 온전히 나옵니다. 선은 굵기 목록에서 고를 수만 있으니 0.4mm 안팎의 진한 색 실선을 고르면 됩니다.

버전별로 다른 점

한컴오피스 2018 이후 버전은 [파일] 탭에 [PDF로 저장하기]가 따로 있고, [다른 이름으로 저장하기]의 파일 형식 목록에서도 PDF를 고를 수 있습니다. 한컴오피스 NEO는 [파일] 메뉴의 [PDF로 저장하기]로 같은 [한컴 PDF 설정]을 씁니다.

한글 2010 이하 버전은 PDF 저장이 인쇄 기능에 묶여 있어서 [파일] → [인쇄]에서 프린터를 PDF로 바꿔 저장합니다. 한컴 도움말의 인쇄 기본 탭 설명대로 인쇄 대화 상자의 [PDF 저장]은 [환경 설정] → [기타] 탭에서 PDF 드라이버를 골라 두어야 동작합니다. 회사 PC마다 버전이 다르면 같은 문서라도 사람마다 다른 경로로 PDF를 만들게 되므로, 거래처에 자주 보내는 양식은 어느 버전에서 저장할지 정해 두는 편이 좋습니다.

저장 범위와 그림 품질, 권한 암호처럼 이 글에서 다룬 세부 설정은 모두 PC용 한글의 [PDF로 저장하기] → [저장 설정]과 [도구] → [문서 암호]에 모여 있습니다.

자주 하는 실수

• 원본을 고치고 PDF를 다시 만들지 않음: PDF로 보낸 뒤 한글 원본만 고치면 거래처 PDF와 사내 원본의 숫자가 달라집니다. 원본을 고쳤다면 PDF를 다시 저장하고 파일 이름에 날짜를 붙여 구분합니다.
• 구역마다 쪽 번호가 다른 문서에서 일부분 저장: 표지와 본문의 쪽 번호를 따로 매긴 문서에서 [쪽 번호 기준으로 저장]을 켠 채 "1-3"을 넣으면 표지 구역과 본문 구역의 1~3쪽이 모두 저장됩니다. 문서 전체 기준으로 몇 번째 쪽인지 넣으려면 이 옵션을 끕니다.
• 열기 암호를 같은 메일에 적음: 암호를 첨부와 같은 메일에 쓰면 암호를 건 의미가 없습니다. 전화나 문자로 따로 알려 줍니다.
• 그림 폴더를 정리한 뒤 예전 문서를 PDF로 저장: 연결 그림은 원본 파일이 있던 폴더를 정리하는 순간 빈 칸이 됩니다. 사진을 자주 넣는 양식은 처음부터 [문서에 포함]으로 넣어 둡니다.

예시: 우진테크에 보내는 견적서 PDF

영업관리 담당자가 우진테크에 보낼 견적서_우진테크_11월.hwp를 마무리했습니다. 1~2쪽은 견적서와 제품 사진, 3쪽은 원가와 마진을 계산한 내부 검토표입니다. 우진테크 구매팀은 메일 첨부를 10MB 이하로 받습니다.

1. [파일] → [문서 정보] → [글꼴 정보]를 열어 보니 제목에 OTF 글꼴이 쓰였습니다. 같은 서체의 TTF 버전으로 바꿉니다.
2. 제품 사진 하나가 연결 그림이라 [개체 속성]에서 [문서에 포함]을 켭니다.
3. [파일] → [PDF로 저장하기] → [저장 설정]에서 저장 범위를 [일부분] "1-2"로, 그림 저장 품질을 [보통]으로 정합니다.
4. [도구] → [문서 암호]에서 권한 설정을 켜고 편집과 복사를 막습니다. 인쇄는 허용합니다.
5. 저장한 PDF를 열어 2쪽까지만 있는지, 사진과 제목 글꼴이 그대로인지, 용량이 10MB 아래인지 확인한 뒤 보냅니다.

처음 한 번은 10분 정도 걸리지만, 같은 양식이면 다음부터는 3~5단계만 반복하면 됩니다. 한글 프로그램이 없는 PC에서 HWP/HWPX를 PDF로 바꿔야 한다면 무료 한글 문서 변환기를 쓸 수 있습니다.

한글 PDF로 저장하기 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 인쇄 메뉴에서 PDF 저장이 안 보여요.

[파일] → [인쇄]의 프린터 목록에서 PDF로 저장하려면 [도구] → [환경 설정] → [기타]의 PDF 드라이버를 먼저 골라 두어야 합니다. 설정 없이 바로 만들려면 [파일] → [PDF로 저장하기]를 쓰세요.

Q. PDF/A 형식으로 저장되나요?

한컴 도움말에 따르면 PDF로 저장하기는 PDF/A-1b 형식으로 저장됩니다. 장기 보관용 PDF를 요구하는 곳에 그대로 낼 수 있는 형식입니다.

Q. PDF 용량이 너무 커요.

그림 저장 품질을 [보통]이나 [낮음]으로 낮추고, 원본 문서에서 [줄이기] → [용량 줄이기 설정]으로 그림 해상도를 150dpi로 맞춘 뒤 다시 저장합니다. 사진이 많은 문서는 이 두 가지로 대부분 첨부 한도 안에 들어옵니다.

Q. 권한 암호를 걸면 받는 사람도 암호를 알아야 하나요?

아닙니다. 권한 암호는 편집과 인쇄 제한을 풀 때만 필요하고, PDF를 열어 보는 데는 필요하지 않습니다. 열 때 암호를 묻게 하려면 열기 암호를 따로 설정합니다.

inline AI로 거래처 문서 준비하기

견적서와 납품 확인서를 매주 PDF로 보내는 회사라면 양식을 채우는 일부터가 반복입니다. inline AI는 메일과 ERP에 있는 거래처, 품목, 수량을 읽어 회사 한글 양식을 직접 채우고 문서를 만들어 두므로, 담당자는 PDF 설정만 확인하고 보내면 됩니다.