연말정산 기간과 준비, 회사 담당자가 챙길 일정

연말정산은 회사가 1년 동안 매달 간이세액표로 떼어 낸 근로소득세를, 다음 해 2월 급여를 줄 때 직원별 실제 공제를 반영해 다시 계산하는 일입니다. 더 뗀 직원에게는 돌려주고 덜 뗀 직원에게서는 더 걷습니다(소득세법 제137조). 직원은 서류만 내면 끝나지만 회사 담당자에게는 1월 명단 등록부터 3월 10일 지급명세서 제출까지 두 달짜리 일정입니다. 3월 10일을 넘기면 지급명세서를 내지 않은 급여 총액의 1%가 가산세로 붙고, 30명 회사의 1년 급여가 12억 원이면 1,200만 원입니다(소득세법 제81조의11).

2026년 귀속 연말정산은 2027년 1~3월에 진행합니다. 국세청은 2026년 10월 현재 2026년 귀속 세부 일정을 아직 발표하지 않았으므로, 아래 날짜는 가장 최근에 확정된 2025년 귀속 국세청 일정을 기준으로 합니다. 법에 정해진 기한(2월 급여 정산, 2월 말일 영수증 발급, 3월 10일 제출)은 해마다 같습니다.

연말정산 기간: 1월부터 3월까지 회사 일정표

연말정산 기간은 법으로 정한 날짜와 국세청 서비스 일정이 섞여 있습니다. 2025년 귀속 기준으로 회사 담당자가 움직여야 하는 날짜를 정리하면 이렇습니다.

간소화 서비스는 2025년 귀속 때 2026년 1월 15일(목)에 열렸고, 일괄제공 자료는 1월 17일이나 20일 중 회사가 고른 날에 받을 수 있었습니다. 빨리 끝내려는 회사는 17일 자료를, 직원이 병원 영수증 같은 누락 자료를 추가한 뒤의 최종 자료로 하려는 회사는 20일 자료를 씁니다. 근로소득 지급명세서 제출 기한은 소득세법 제164조가 정한 다음 해 3월 10일이고, 2026년 귀속분은 2027년 3월 10일(수)입니다. 원천징수영수증은 다음 해 2월 말일까지 직원에게 발급해야 합니다(소득세법 제143조).

연말정산 준비: 직원에게 받을 서류

직원에게 받을 것은 크게 세 가지입니다. 첫째는 소득/세액공제신고서로, 부양가족과 공제 항목을 직원이 직접 적어 내는 신고서입니다. 직원은 2월분 급여를 받기 전까지 이 신고서를 회사에 내야 하고(소득세법 제140조), 내지 않은 직원은 본인 기본공제와 표준세액공제만 적용해 정산합니다. 둘째는 간소화 자료입니다. 보험료, 의료비, 교육비, 신용카드 사용액 같은 공제 증명자료를 국세청이 모아 둔 것으로, 2025년 귀속에는 45종이 제공됐습니다. 셋째는 간소화에 없는 추가 증빙과, 올해 회사를 옮긴 직원의 전 근무지 원천징수영수증입니다.

자료를 걷는 방법은 회사 사정에 맞게 고릅니다. 국세청 편리한 연말정산 안내는 다섯 가지 유형을 소개합니다. 직원이 출력한 간소화 서류를 종이로 받는 방법, PDF를 받아 회사 프로그램에 올리는 방법, 홈택스 간편제출로 간소화 자료와 공제신고서를 온라인으로 받는 방법, 그리고 공제신고서 수집부터 지급명세서 제출까지 홈택스에서 모두 처리하는 방법입니다. 자체 연말정산 프로그램이 없는 30명 안팎의 회사라면 홈택스 간편제출이 서류를 잃어버릴 일이 없어 편합니다.

직원에게 안내문을 보낼 때는 부양가족 요건을 같이 적어 둡니다. 부양가족의 연 소득금액이 100만 원(근로소득만 있으면 총급여 500만 원)을 넘으면 기본공제 150만 원뿐 아니라 그 가족의 카드 사용액, 보험료, 교육비도 공제받을 수 없습니다. 맞벌이 부부나 형제가 부모님을 함께 올리는 중복 공제도 해마다 반복되는 실수입니다(국세청 연말정산 오답노트).

중도 퇴사자와 신규 입사자 연말정산

중도 퇴사자는 다음 해 2월이 아니라 퇴사하는 달의 급여를 줄 때 정산합니다. 퇴사일까지의 급여로 세액을 다시 계산하고, 공제신고서를 내지 않았다면 본인 기본공제와 표준세액공제만 적용합니다. 원천징수영수증은 퇴사한 달 급여 지급일이 속하는 달의 다음 달 말일까지 발급하고(소득세법 제143조), 지급명세서는 2023년 8월 25일부터 홈택스에서 연중 언제든 낼 수 있습니다. 퇴사자가 받지 못한 공제는 본인이 5월 종합소득세 신고 때 직접 넣어 환급받습니다.

올해 들어온 신규 입사자 중 전 직장이 있던 사람은 12월 말 기준 근무지인 우리 회사에서 전 근무지 급여를 합산해 정산합니다. 직원에게 전 근무지 원천징수영수증을 받아 2월 급여 전에 반영해야 합니다. 전 회사가 지급명세서를 이미 냈다면 직원이 홈택스에서 직접 조회해 출력할 수 있습니다. 직원이 끝내 영수증을 내지 않으면 회사는 우리 회사 급여만으로 정산하고, 두 곳의 소득을 합친 신고는 직원이 5월 종합소득세 확정신고로 해야 합니다(소득세법 제73조). 입사할 때 전 직장 영수증을 미리 받아 두면 2월에 쫓기지 않습니다.

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환급과 추가 납부를 2월 급여에 반영하는 법

정산 결과는 직원마다 환급 아니면 추가 납부입니다. 1년 동안 뗀 세금과 공제가 결정세액보다 많으면 차액을 돌려주고, 적으면 더 걷습니다(소득세법 제137조). 둘 다 2월분 급여명세서에 연말정산 소득세와 지방소득세(소득세의 10%) 줄로 표시하는 것이 기본입니다.

환급은 회사가 국세청 돈을 먼저 돌려주는 구조입니다. 회사는 2월분 원천세 신고서에서 환급세액을 그달 낼 원천세와 먼저 상계하고, 남는 금액은 환급을 신청합니다. 국세청은 2025년 귀속 때 3월 10일까지 지급명세서와 환급 신청 신고서를 낸 회사에 법정 기한인 4월 9일보다 22일 이른 3월 18일에 환급금을 지급했습니다(국세청 보도자료). 회사 자금으로 2월 급여에 먼저 얹어 주고 3월에 국세청에서 돌려받는 방식도 쓸 수 있습니다.

추가 납부가 10만 원을 넘는 직원은 2월분부터 4월분 급여까지 세 번에 나눠 뗄 수 있습니다(소득세법 제137조 제4항). 예를 들어 36만 원이면 2, 3, 4월에 12만 원씩 뗄 수 있습니다. 나눠 낸다고 해서 신고를 세 번 따로 하는 것은 아니고, 매달 원천세 신고에 그달 뗀 금액을 넣습니다.

예시: 대영식품의 2026년 귀속 연말정산

직원 40명의 식품 제조사 대영식품의 급여 담당자가 2027년 1~3월에 연말정산을 하는 과정을 따라가 보겠습니다. 2025년 귀속 일정과 같다고 가정합니다.

1월 초에는 홈택스 일괄제공에 40명 명단을 등록합니다. 2026년 5월에 입사한 생산직 1명이 전 직장 원천징수영수증을 아직 내지 않아 함께 요청합니다. 8월에 퇴사한 직원 1명은 8월 급여에서 이미 정산을 마쳤으므로 이번 명단에는 넣지 않습니다. 1월 15일 간소화 서비스가 열리자 동의를 하지 않은 직원 4명에게 다시 안내하고, 1월 20일 최종 자료를 내려받습니다. 1월 말까지 홈택스 간편제출로 공제신고서를 받고, 부양가족 소득 요건에 걸리는 직원 2명에게 연락해 부모님 공제를 뺍니다.

2월 정산 결과는 환급 대상 31명, 합계 780만 원이고, 추가 납부 대상 9명, 합계 150만 원입니다. 추가 납부가 10만 원을 넘는 4명은 세 번에 나눠 내기로 해서 2월에 걷는 추가 납부액은 90만 원입니다. 2월분 급여의 간이세액표 원천세가 520만 원이므로 2월에 낼 원천세는 610만 원이고, 환급 780만 원과 상계하면 170만 원이 남습니다. 담당자는 2월 급여에서 환급액을 먼저 지급하고, 3월 10일까지 근로소득 지급명세서를 내면서 170만 원 환급을 신청합니다. 국세청이 2025년 귀속처럼 3월 18일에 지급하면 170만 원은 신고 8일 만에 돌아옵니다.

회사 담당자가 자주 하는 연말정산 실수

첫째, 전 근무지 합산 누락입니다. 신규 입사자의 전 직장 급여를 빼고 정산하면 낮은 세율 구간이 두 번 적용돼 세금이 적게 나오고, 직원은 5월에 종합소득세로 더 내야 합니다.

둘째, 3월 10일 기한입니다. 근로소득 지급명세서를 기한 안에 내지 않으면 지급금액의 1%, 기한 뒤 3개월 안에 내면 0.5%가 가산세입니다(소득세법 제81조의11). 원천세 신고는 늦지 않았는데 지급명세서만 빠뜨리는 경우가 많습니다.

셋째, 환급 신청 누락입니다. 2월분 원천세와 상계하고 남은 환급세액은 신고서에서 환급 신청을 골라야 3월에 돌려받습니다. 고르지 않으면 다음 달 원천세에서 빼는 금액으로 넘어가, 회사가 먼저 내준 돈이 몇 달에 걸쳐 나눠 돌아옵니다.

넷째, 직원 과다공제입니다. 국세청은 과다공제가 의심되는 근로자를 매년 하반기에 점검하고, 2025년에는 8만 명이 넘는 근로자가 대상이었습니다. 직원은 2025년 귀속분을 2026년 6월 1일까지 종합소득세 신고로 바로잡으면 가산세 없이 고칠 수 있었습니다(국세청 연말정산 종합 안내).

연말정산 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 2026년 귀속 연말정산은 언제 하나요?

2027년 2월분 급여를 줄 때 정산하고, 근로소득 지급명세서는 2027년 3월 10일까지 냅니다. 간소화 서비스는 2025년 귀속 때 1월 15일에 열렸고, 국세청은 매년 12월 무렵 다음 일정을 발표합니다.

Q. 직원이 공제신고서를 내지 않으면 어떻게 하나요?

회사는 본인 기본공제와 표준세액공제만 적용해 정산합니다. 직원은 빠진 공제를 5월 종합소득세 신고 때 직접 넣어 환급받을 수 있습니다.

Q. 연말정산 환급금은 직원에게 언제 줘야 하나요?

2월분 급여에 반영하는 것이 원칙입니다. 회사는 2월분 원천세에서 상계하고 남는 금액을 3월 10일 신고 때 환급 신청하며, 2025년 귀속분은 국세청이 3월 18일에 지급했습니다.

Q. 추가로 낼 세금이 많은 직원은 한 번에 내야 하나요?

추가 납부세액이 10만 원을 넘으면 2월분부터 4월분 급여까지 세 번에 나눠 뗄 수 있습니다.

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