한글 보고서 양식 만들기, 서식 파일과 스타일

한글 보고서 양식은 한글에 들어 있는 문서마당에서 바로 꺼내 쓸 수 있고, 회사에서 매주 쓰는 보고서라면 한 번 만든 양식을 서식 파일(.hwt)로 저장해 두고 그 파일에서만 새 보고서를 시작하는 것이 가장 확실합니다. 양식 없이 지난주 파일을 복사해 고치는 방식은 지난주 숫자가 남은 채 올라가거나, 담당자마다 글꼴과 표 모양이 달라지는 일이 반복됩니다. 주간 보고서 하나를 매주 20분씩 다듬는다면 1년이면 17시간이 넘는 시간입니다.

문서마당에서 양식을 찾는 법, 회사 보고서 양식을 처음부터 만드는 순서, 서식 파일로 저장해 문서마당에 등록하는 법, 스타일만 다른 문서로 옮기는 법까지 한컴오피스 2024 한/글 도움말의 메뉴 이름으로 바로 따라 할 수 있습니다.

한글 보고서 양식, 문서마당에서 찾기

한컴오피스 2024 한/글 도움말의 문서마당 항목에 따르면 문서마당은 자주 쓰는 문서 모양을 서식 파일(*.hwt)로 만들어 두고 빈 부분만 채워 문서를 만드는 템플릿 기능입니다. 업무 문서, 일정관리 문서, 팩스 문서 등 꾸러미 안에 2,900여 종의 서식 파일이 들어 있습니다.

1. [파일]-[문서마당]을 실행합니다. 단축키는 Ctrl+Alt+N입니다.
2. [문서마당 꾸러미] 탭에서 "업무 문서" 같은 꾸러미를 고르거나, [서식 파일 찾기] 탭에서 "보고서", "회의록"처럼 검색어를 넣고 [찾기]를 누릅니다.
3. 목록에서 서식 파일을 고르면 오른쪽 [미리 보기]에 첫 쪽 모양이 나옵니다. 마음에 들면 [열기]를 누릅니다.

문서마당에서 연 양식은 원본 서식 파일이 아니라 새 빈 문서로 열리므로, 마음껏 고쳐도 원본은 그대로 남습니다. 문서마당은 [도구]-[환경 설정]의 [일반] 탭에 입력한 사용자 정보를 양식에 자동으로 채우므로, 이름과 회사명을 먼저 넣어 두면 작성자 칸이 바로 채워집니다.

한 번 쓴 양식은 [최근 이용한 문서마당] 탭에 남아 다음부터 바로 다시 열 수 있습니다. [서식 파일 찾기] 탭의 미리 보기에서 오른쪽 클릭으로 [내용 보기]를 고르면 그림과 표를 뺀 글만 보여 주어, 양식에 어떤 항목이 들어 있는지 열어 보지 않고 확인할 수 있습니다.

관공서나 지원사업에 내는 보고서는 해당 기관이 공고문에 첨부한 양식이 우선입니다. 기관 양식은 칸과 순서를 바꾸지 않고 내용만 채우고, 사내 보고서는 문서마당 양식이나 직접 만든 양식을 회사 기준으로 고정해 씁니다.

회사 보고서 양식을 만드는 순서

양식은 모양보다 순서가 중요합니다. 바깥 틀부터 안쪽 내용 순서로 정해야 나중에 고칠 일이 적습니다.

1. 편집 용지(F7). 용지 종류(A4), 용지 방향, 위/아래/왼쪽/오른쪽 여백과 머리말/꼬리말 여백을 먼저 정합니다. 표가 넓은 보고서라면 이 단계에서 가로 방향으로 정해 둡니다.

2. 스타일(F6). 대제목, 중제목, 소제목, 본문, 표 안 글자를 스타일로 정의합니다. 한컴 도움말의 스타일 항목은 스타일을 글자 모양과 문단 모양을 미리 정해 두고 한 번에 바꾸는 기능으로, 긴 글의 문단 모양을 일관되게 유지하는 데 꼭 필요하다고 설명합니다. 기본 제공되는 "개요 1~3" 스타일을 제목에 쓰면 나중에 차례(목차)를 자동으로 만들 때도 그대로 이어집니다.

3. 머리말/꼬리말과 쪽 번호. 머리말에 문서 이름과 회사명, 꼬리말에 쪽 번호를 넣습니다. 표지에는 번호가 보이지 않게 하고 본문부터 1쪽으로 시작하게 하는 설정도 이 단계에서 합니다.

4. 표 기준. 실적 표의 머리행, 바깥선, 숫자 정렬(오른쪽)을 정해 빈 표로 넣어 둡니다.

5. 채울 자리 표시. 작성일, 작성자, 기간처럼 매번 바뀌는 칸에는 누름틀을 넣고 "작성일 입력"처럼 안내문을 적어 둡니다. 누름틀은 Ctrl+K,E로 [필드 입력] 대화 상자를 열어 [누름틀] 탭에서 넣습니다. 안내문은 빨간 기울임 글자로 보이고, 문서를 연 사람이 그 자리를 누르면 안내문이 사라지며 바로 입력할 수 있습니다.

👉 한글 누름틀/체크박스, 입력 양식 만드는 법

서식 파일(.hwt)로 저장하고 문서마당에 등록하기

양식이 완성되면 일반 문서(.hwp, .hwpx)가 아니라 서식 파일로 저장합니다. 한컴 도움말의 다른 이름으로 저장하기 항목에 따르면 [파일 형식]에서 "한/글 서식(*.hwt)" 또는 "한/글 표준 서식(*.hwtx)"을 고르면 현재 문서를 문서마당의 서식 파일로 쓸 수 있습니다.

1. Alt+V로 [다른 이름으로 저장하기]를 엽니다.
2. [파일 형식]에서 "한/글 서식(*.hwt)"을 고르고 "주간영업보고_양식"처럼 이름을 정해 공용 폴더에 저장합니다.
3. [파일]-[문서마당]의 [문서마당 꾸러미] 탭에서 [새 꾸러미] 아이콘(단축키 Insert)을 눌러 그 공용 폴더를 "우리 회사 양식" 같은 이름의 꾸러미로 등록합니다.

이제 직원들은 Ctrl+Alt+N → "우리 회사 양식" 꾸러미에서 보고서를 시작합니다. 서식 파일로 연 문서는 새 문서로 열리기 때문에 양식 원본을 실수로 덮어쓰는 일이 없습니다. 양식 자체를 고칠 때는 [파일]-[불러오기]에서 파일 형식을 "한글 서식(*.hwt)"으로 지정해 원본을 엽니다.

한글 2018, 2020, 2022, 2024 도움말 모두 문서마당 단축키(Ctrl+Alt+N)와 2,900여 종의 서식 파일, hwt/hwtx 저장 형식을 같게 설명하고 있어, 회사 안에 여러 버전이 섞여 있어도 같은 순서로 양식을 만들고 등록할 수 있습니다.

보고서 디자인 기본값 정하기

양식을 만들 때 디자인 값을 미리 숫자로 정해 두면 누가 고쳐도 모양이 흐트러지지 않습니다. 사내 보고서라면 다음 정도를 기준으로 시작해 회사에 맞게 조정합니다.

• 글꼴: 한 문서에 두 종류를 넘기지 않습니다. 제목용 하나, 본문용 하나면 충분합니다.
• 글자 크기: 본문 10~11pt, 소제목 12pt, 중제목 14pt, 대제목 16~18pt처럼 단계마다 2pt 안팎으로 차이를 둡니다.
• 줄 간격: 본문 160% 안팎이 읽기 편하고, 표 안 글자는 130% 정도로 줄여 행 높이를 아낍니다.
• 표: 바깥선과 머리행 아랫선은 굵게, 안쪽선은 가늘게 둡니다. 글자는 왼쪽, 금액과 수량은 오른쪽 정렬입니다.
• 색: 강조색은 하나만 씁니다. 회사 CI 색이 있다면 그 색을 머리행 배경이나 제목 선에 씁니다.

이 값은 모두 스타일에 넣어 둡니다. 글자 크기를 본문에서 직접 바꾸지 않고 스타일을 고치면, 스타일이 적용된 모든 문단이 한꺼번에 바뀌어 양식 전체를 다시 맞출 일이 없습니다.

스타일만 다른 문서로 옮기기

양식 전체가 아니라 제목과 본문 스타일만 다른 문서에 맞추고 싶을 때도 있습니다. [스타일] 대화 상자의 [스타일 내보내기]를 쓰면 현재 문서의 스타일을 스타일 파일(*.sty)로 저장할 수 있고, 다른 문서에서는 [스타일 가져오기]로 그 파일을 불러와 같은 스타일을 씁니다. 거래처에서 받은 문서나 예전 보고서를 회사 양식 모양으로 바꿀 때, 내용은 두고 스타일만 덮어씌우는 방식입니다.

스타일을 가져온 뒤에는 기존 제목 문단에 커서를 두고 F6에서 새 스타일을 골라 적용합니다. 제목 문단이 많다면 [스타일 찾기/바꾸기] 기능으로 "개요 1"이 붙은 문단을 찾아 다른 스타일로 한꺼번에 바꿀 수 있습니다.

👉 한글 자동 목차 만들기, 캡션과 상호 참조까지

예시: 세진물산 거래 실적이 들어가는 주간 영업 보고서

영업관리팀에서 매주 월요일 올리는 주간 영업 보고서를 양식으로 만드는 상황입니다. 지금까지는 각 담당자가 지난주 파일을 복사해 고쳐 왔고, 세진물산과 성우유통 실적 표의 열 순서가 사람마다 달랐습니다.

팀장이 먼저 F7에서 A4 세로, 왼쪽/오른쪽 여백 20mm로 정하고, F6에서 "개요 1"을 14pt 굵게, "개요 2"를 12pt 굵게, "바탕글"을 10.5pt로 고칩니다. 1쪽에는 제목, 작성일, 작성자 누름틀과 3칸 결재란을 두고, 2쪽에는 "1. 주간 요약", "2. 거래처별 실적", "3. 다음 주 계획" 세 개의 개요 1 제목을 미리 넣습니다. 거래처별 실적 표는 "거래처 / 수주 금액 / 출고 금액 / 전주 대비 / 비고" 다섯 칸으로 고정하고 금액 칸은 오른쪽 정렬로 둡니다. 꼬리말에는 쪽 번호를 넣고, 머리말에는 "주간 영업 보고"를 넣습니다.

완성한 문서를 Alt+V에서 "한/글 서식(*.hwt)"으로 공용 폴더에 저장하고, 문서마당에 "영업관리 양식" 꾸러미로 등록합니다. 다음 주부터 담당자들은 Ctrl+Alt+N으로 양식을 열고(한 번 연 뒤에는 [최근 이용한 문서마당] 탭에서 바로) 누름틀을 채운 뒤 표에 숫자만 넣습니다. 지난주 숫자가 남아 있을 일이 없고, 팀장이 받는 보고서는 모두 같은 열 순서로 들어옵니다.

보고서 양식에서 자주 하는 실수

마지막 항목은 편집 용지 항목에 나와 있습니다. 새 문서의 기본 용지는 바탕문서에서 가져오므로, 기본값을 바꾸려면 [도구]-[환경 설정]-[새 문서]에서 편집 용지를 고칩니다.

한글 보고서 양식 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. hwt와 hwtx는 무엇이 다른가요?

둘 다 문서마당에서 쓰는 서식 파일입니다. hwt는 HWP 형식, hwtx는 HWPX 형식의 서식 파일입니다. 회사에서 주로 HWPX로 저장한다면 hwtx로 저장해 두면 됩니다.

Q. 문서마당에서 연 양식을 고치면 원본도 바뀌나요?

바뀌지 않습니다. 문서마당은 서식 파일을 새 빈 문서로 불러오기 때문입니다. 원본을 고치려면 불러오기에서 파일 형식을 한글 서식으로 지정해 서식 파일 자체를 엽니다.

Q. 양식의 제목을 목차와 연결하려면 어떻게 하나요?

제목 문단에 개요 1~3 스타일을 지정해 두면 차례 만들기에서 개요 문단으로 차례를 모을 수 있습니다. 양식 단계에서 제목 스타일을 정해 두는 이유가 이것입니다.

Q. 기관 양식도 서식 파일로 저장해 둬도 되나요?

됩니다. 매년 같은 양식으로 내는 실적 보고라면 기관 양식을 받은 그대로 서식 파일로 저장해 두고, 해마다 공고문의 최신 양식과 칸 구성이 같은지만 맞춰 봅니다.

inline AI로 양식은 고정하고 숫자는 시스템에서

양식을 서식 파일로 고정해도 매주 실적 숫자를 찾아 표에 옮겨 적는 일은 남습니다. inline AI는 회사 보고서 양식을 열고 "지난주 거래처별 수주와 출고 실적으로 채워 줘"라고 말하면 ARP의 실적을 읽어 양식 그대로 보고서를 만들고, 다음 주에도 같은 요청 한 줄로 새 보고서를 만듭니다.