워드 제목 스타일 지정과 탐색 창, 목차까지

워드 제목 스타일은 문단에 "이 줄은 1단계 제목이다"라는 정보를 붙이는 기능입니다. 홈 탭 스타일 갤러리에서 제목 1, 제목 2를 고르거나 Ctrl+Alt+1, 2, 3을 누르면 지정되고, 이렇게 지정한 제목은 자동 목차, 탐색 창, 개요 보기가 모두 읽어 갑니다. 굵게 하고 글꼴만 키운 줄은 보기에는 제목이지만 Word에는 본문이라 목차에 빠지고, 서식을 바꿀 때 한 줄씩 다시 고쳐야 합니다. 30쪽짜리 사내 규정에서 제목 서식을 한 번 바꾸는 일이 한 시간이 걸리느냐 1분이 걸리느냐가 여기서 갈립니다.

워드 제목 스타일이 직접 서식과 다른 점

같은 14pt 굵은 글씨라도 직접 서식으로 만든 줄과 제목 1 스타일이 붙은 줄은 Word 안에서 전혀 다르게 취급됩니다. 아래는 제목 줄을 굵게와 큰 글꼴로만 꾸민 초안입니다. 커서를 제목 줄에 두어도 스타일 갤러리에 선택 표시가 없습니다.

탐색 창은 조금 달라졌습니다. Microsoft 지원 문서에 따르면 Windows용 Microsoft 365 Word는 굵게, 큰 글꼴, 다른 색으로 꾸민 줄도 제목으로 자동 검색해 탐색 창에 보여 줍니다. 그래서 "탐색 창에 보이니까 제목 스타일이 붙었다"고 판단하면 틀립니다. 자동 목차는 여전히 제목 스타일(정확히는 개요 수준)이 붙은 줄만 넣기 때문에, 탐색 창에는 있는데 목차에는 없는 줄이 생깁니다.

제목 1/제목 2 지정하는 법과 단축키

Microsoft의 제목 추가 안내대로 제목으로 쓸 줄을 선택하고 홈 탭 스타일 갤러리에서 제목 스타일을 고릅니다. 줄 전체를 선택할 필요 없이 커서만 그 줄에 두어도 문단 전체에 적용됩니다.

1. 제목이 될 줄 안에 커서를 둡니다.
2. 홈 탭 스타일 갤러리에서 제목 1을 누르거나 Ctrl+Alt+1을 누릅니다.
3. 하위 제목은 제목 2(Ctrl+Alt+2), 그 아래는 제목 3(Ctrl+Alt+3)입니다.
4. 갤러리에 제목 2가 안 보이면 오른쪽 아래 자세히 단추로 갤러리를 펼칩니다. 기본 갤러리는 제목 1까지만 보이고, 제목 1을 한 번 쓰면 제목 2가 나타납니다.
5. 제목을 다시 본문으로 돌리려면 표준 스타일을 고르거나 Ctrl+Shift+N을 누릅니다.

같은 서식을 여러 줄에 옮길 때 홈 탭의 서식 복사 단추를 쓰는 사람이 많습니다. 서식 복사는 원본 줄에 덧씌운 직접 서식까지 그대로 옮기기 때문에, 가짜 제목에서 서식을 복사하면 가짜 제목이 하나 더 늘어납니다. 제목 정리에는 서식 복사보다 단축키가 확실합니다.

탐색 창으로 결과 확인

보기 탭에서 탐색 창 확인란을 켜면 왼쪽에 제목이 수준별로 들여쓰여 나열됩니다. 제목을 클릭하면 그 위치로 이동하고, 탐색 창의 제목을 끌어 위아래로 옮기면 그 제목 아래 본문까지 함께 이동합니다. 장 순서를 바꿀 때 잘라 내기와 붙여 넣기를 반복할 필요가 없습니다.

탐색 창 맨 위에 글자 없는 빈 막대가 보이면 내용 없는 빈 줄에 제목 스타일이 붙어 있다는 뜻입니다. 막대를 클릭해 그 줄로 이동한 뒤 표준으로 바꾸거나 줄을 지웁니다. 이 빈 제목은 자동 목차에도 빈 줄로 들어갑니다.

개요 보기로 수준 바로잡기

제목 수준이 뒤섞였을 때는 보기 탭의 개요를 누릅니다. 각 문단 앞에 원 표시가 생기고 수준별로 들여쓰기가 되어, 2.1이 제목 1로 잘못 붙은 곳이 한눈에 보입니다. 개요 탭의 수준 올리기/내리기(Alt+Shift+왼쪽/오른쪽 화살표)로 고친 뒤 개요 보기 닫기를 누릅니다.

스타일 수정으로 제목 서식 한 번에 통일

제목 서식을 바꿀 때는 제목 줄이 아니라 스타일을 고칩니다. 방법은 두 가지입니다.

방법 1: 스타일 수정 대화상자

갤러리의 제목 1에서 마우스 오른쪽 단추를 누르고 수정을 고르면 스타일 수정 대화상자가 열립니다. 가운데 서식 줄에서 글꼴, 크기, 색을 바꾸고, 왼쪽 아래 서식 단추의 단락에서 앞뒤 간격을 정합니다. 제목은 앞 간격을 뒤 간격보다 크게 잡아야 위 절과 떨어지고 아래 본문과 붙어 보입니다. 기본 제목 스타일은 줄 및 페이지 나누기 탭의 다음 단락과 함께가 켜져 있어 제목만 페이지 끝에 남지 않습니다. 이 확인란은 끄지 않습니다.

단락 대화상자의 개요 수준도 눈여겨볼 항목입니다. 본문 스타일인데 개요 수준이 1수준으로 잡힌 문단은 제목 스타일이 아니어도 목차에 들어갑니다. 목차에 엉뚱한 본문 문장이 섞이면 그 문단의 개요 수준이 본문 수준인지 확인합니다.

방법 2: 선택 항목과 일치하도록 업데이트

이미 원하는 모양으로 꾸민 제목이 하나 있다면, 그 줄을 선택한 상태에서 갤러리의 제목 1을 마우스 오른쪽 단추로 누르고 선택 항목과 일치하도록 업데이트를 고릅니다. 그 줄의 서식이 스타일 정의가 되고, 제목 1이 붙은 모든 줄이 같은 모양으로 바뀝니다.

디자인 탭으로 문서 전체 분위기 바꾸기

디자인 탭의 스타일 세트를 고르면 제목과 본문 서식 조합이 한꺼번에 바뀝니다. 스타일이 붙은 문단에만 적용되므로, 직접 서식으로 꾸민 가짜 제목은 이때 혼자 남습니다.

같은 디자인 탭의 글꼴 단추에서는 제목용/본문용 글꼴 짝을 고릅니다. 회사 표준 글꼴이 맑은 고딕이라면 목록 맨 위 Office 항목이 제목과 본문 모두 맑은 고딕입니다.

단락 간격 단추는 문서 전체의 문단 앞뒤 간격을 단락 간격 없음, 좁게, 빽빽하게, 넓게, 보통, 2줄 같은 기본 제공 묶음으로 바꿉니다. 표준서처럼 쪽수가 많은 문서는 좁게나 빽빽하게로 쪽수를 줄일 수 있습니다.

👉 워드 줄간격 줄이기, 단락 간격까지 맞추는 법

자동 목차가 제대로 안 잡힐 때

제목 스타일을 정리한 뒤 참조 탭의 목차에서 자동 목차를 넣습니다. 자동 목차 1, 2는 제목 1부터 제목 3까지를 넣습니다. 제목을 고친 뒤에는 목차를 클릭하고 목차 업데이트에서 목차 전체 업데이트를 골라야 바뀐 제목이 반영됩니다.

목차에서 자주 생기는 문제와 해결은 다음과 같습니다.

• 제목이 목차에서 빠진다: 그 줄이 직접 서식뿐인 가짜 제목입니다. 커서를 두고 갤러리 선택 표시를 확인한 뒤 제목 스타일을 붙입니다.
• 같은 제목 1인데 일부만 색이나 크기가 다르다: 스타일 위에 직접 서식이 덧씌워진 것입니다. 홈 탭의 모든 서식 지우기를 누르면 표준으로 돌아가니, 이어서 제목 1을 다시 적용합니다.
• 본문 문장이 목차에 들어간다: 그 문단의 개요 수준이 1~3수준으로 잡혀 있습니다. 단락 대화상자에서 본문 수준으로 바꿉니다.
• 제목 4까지 목차에 넣고 싶다: 목차 메뉴의 사용자 지정 목차에서 수준 표시를 4로 바꿉니다.

예시: 여러 사람이 고친 출고 업무 표준서 정리하기

유통회사 성우유통의 물류팀장이 신규 입사자 교육에 쓸 "출고 업무 표준서"를 정리하는 과정을 따라가 보겠습니다. 문서는 32쪽이고, 4년 동안 세 명의 담당자가 번갈아 고쳤습니다. "1. 출고 요청 접수", "1.1 주문 확인", "1.1.1 여신 한도 확인" 같은 번호가 붙은 줄이 있지만 일부만 제목 스타일이고 나머지는 굵게와 큰 글꼴로만 되어 있습니다.

1. 현재 상태를 봅니다. 보기 > 탐색 창을 켜면 제목이 거의 다 보이지만, 시험 삼아 넣은 자동 목차에는 절반만 들어갑니다. 탐색 창의 자동 검색이 가짜 제목까지 보여 주고 있었던 것입니다.
2. 개요 보기로 수준을 확인합니다. 개요 보기에서 원 표시가 본문 수준으로 나오는 번호 줄이 가짜 제목입니다. 32쪽 중 41줄이 여기에 해당했습니다.
3. 단축키로 다시 붙입니다. "1."로 시작하는 줄은 Ctrl+Alt+1, "1.1"은 Ctrl+Alt+2, "1.1.1"은 Ctrl+Alt+3으로 지정합니다. 표 첫 행의 굵은 머리글이나 "주의:"로 시작하는 강조 문단은 제목이 아니므로 그대로 둡니다.
4. 덧씌운 서식을 지웁니다. 이전 담당자가 일부 제목만 남색으로 칠해 둔 곳은 모든 서식 지우기 후 제목 스타일을 다시 붙입니다.
5. 스타일을 회사 규칙에 맞춥니다. 회사 문서 규칙인 "제목 1은 14pt 남색, 앞 18pt/뒤 6pt"를 제목 1 스타일 수정에 넣습니다. 41줄을 따로 고치지 않아도 모든 제목 1이 같은 모양이 됩니다.
6. 장 순서를 바꿉니다. 반품 처리 절이 출고 절 앞에 있어 교육 순서와 맞지 않았습니다. 탐색 창에서 "4. 반품 처리"를 끌어 맨 뒤로 옮기니 그 아래 본문과 표까지 함께 이동했습니다.
7. 목차를 넣고 확인합니다. 2쪽에 자동 목차를 넣고, 빈 제목 줄이나 빠진 항목이 없는지 본 뒤 PDF로 저장합니다. 저장 옵션에서 제목을 사용하여 책갈피를 만들도록 하면 PDF에서도 장으로 바로 이동할 수 있습니다.

막히기 쉬운 곳은 1번입니다. 탐색 창에 다 보인다고 정리가 끝난 것으로 판단하면 목차를 넣는 순간 빠진 제목이 드러납니다. 판단은 탐색 창이 아니라 개요 보기나 목차로 합니다. 이렇게 정리해 두면 다음 담당자가 절을 추가해도 Ctrl+Alt+2 한 번으로 같은 모양이 됩니다.

웹용/Mac Word에서의 차이

Windows의 Microsoft 365, Word 2024, 2021, 2019는 스타일 갤러리, 스타일 수정, 탐색 창, 개요 보기 위치가 같습니다. 탐색 창의 자동 제목 검색은 Windows용 Microsoft 365 구독 버전에만 있습니다.

• Mac용 Word: 홈 탭 스타일 갤러리에서 같은 방식으로 제목을 지정합니다. 단축키는 Command+Option+1, 2, 3이고, 표준으로 되돌리는 단축키는 Command+Shift+N입니다.
• 웹용 Word: 홈 탭의 스타일 목록에서 제목 1, 제목 2를 지정할 수 있고 참조 탭에서 목차도 넣을 수 있습니다. 스타일 정의를 세밀하게 수정하는 작업은 데스크톱 앱에서 합니다.

워드 제목 스타일 자주 묻는 질문 (FAQ)

Q. 제목 스타일 단축키는 무엇인가요?

Windows에서 제목 1은 Ctrl+Alt+1, 제목 2는 Ctrl+Alt+2, 제목 3은 Ctrl+Alt+3입니다. 표준으로 되돌리는 단축키는 Ctrl+Shift+N입니다.

Q. 탐색 창에는 보이는데 목차에는 제목이 빠집니다.

Microsoft 365의 탐색 창은 굵게나 큰 글꼴로 꾸민 줄도 제목으로 자동 검색해 보여 줍니다. 목차는 제목 스타일이 붙은 줄만 넣으므로, 빠진 줄에 제목 스타일을 지정한 뒤 목차 전체 업데이트를 누릅니다.

Q. 제목 1 서식을 바꿨는데 일부 제목만 그대로입니다.

그 제목에 직접 서식이 덧씌워져 있어서입니다. 해당 줄을 선택해 모든 서식 지우기를 누르고 제목 1을 다시 적용하면 수정한 스타일대로 바뀝니다.

Q. 바꾼 제목 서식을 다른 문서에도 쓰고 싶습니다.

스타일 수정 대화상자 아래쪽에서 이 서식 파일을 사용하는 새 문서를 선택하면 이후 새 문서에도 적용됩니다. 회사 표준 서식 파일이 따로 있다면 그 파일에서 스타일을 고쳐 배포합니다.

inline AI로 사내 문서 구조 정리하기

수십 쪽 표준서에서 어느 줄이 몇 단계 제목인지 판단해 스타일을 붙이고, 회사 규칙대로 서식과 목차를 맞추는 일은 inline AI가 맡습니다. inline AI는 문서를 연 채 바로 편집해 가짜 제목을 찾아 제목 스타일로 바꾸고, 표 머리글이나 강조 문단은 본문으로 두면서 목차까지 넣습니다.